Gdy zorientujesz się, że twój kontrahent zalega z płatnością, powinieneś mu o tym przypomnieć. Wezwanie do zapłaty jest pierwszym oficjalnym krokiem, jaki powinieneś podjąć. Rozmowy telefoniczne są dobrym rozwiązaniem, ale lepiej sprawdzą się na etapie monitorowania płatności. Na przykład wtedy, gdy chcesz przypomnieć o tym, że niedługo mija termin uregulowania rachunków. Wysyłając dokument pamiętaj, że odbiór wezwania do zapłaty jest bardzo ważny.
[et_bloom_inline optin_id="optin_4"]
W chwili, gdy masz do czynienia z zaległym rozliczeniem, lepiej wprowadzić w życie oficjalne środki, czyli takie które będziesz w stanie wykorzystać w ewentualnym postępowaniu sądowym jako dowód. Wezwanie do zapłaty nie jest elementem postępowania sądowego, ale jeżeli do takiego dojdzie, warto pokazać, że jako wierzyciel dawałeś szansę na polubowną spłatę długu.
CZYTAJ TAKŻE: Nierzetelny dłużnik. Jak uprzykrzyć mu życie?
Wezwanie do zapłaty możesz wysłać już pierwszego dnia po upływie wskazanego w umowie lub na fakturze terminu.
O ile kwestia czasu jest zrozumiała, tak forma wezwania sprawia wierzycielom spory problem. Dlaczego? Bo trzeba pamiętać o kilku ważnych zasadach.
CZYTAJ TAKŻE: Jak napisać wezwanie do zapłaty
Pierwsza to ta, że wezwanie do zapłaty powinno przyjąć formę pisemną. Może to być dokument elektroniczny, ale żądanie uregulowania płatności trzeba przedstawić w postaci dokumentu. Po to, by nie było wątpliwości, kto, kiedy, od kogo, czego żąda i na jakiej podstawie.
Po drugie, żądanie trzeba doręczyć odbiorcy. Nadawca musi zrobić wszystko, by adresat pisma miał szansę się z nim zapoznać. A także zadbać o to, by fakt dostarczenia móc udowodnić. Dlatego wezwanie do zapłaty należy wysłać z potwierdzeniem odbioru. Jeśli korzystasz z Poczty-Polskiej wykup właściwą usługę. Nawet, gdy wysyłasz pismo mailem, zaznacz w ustawieniach poczty automatyczne potwierdzenie odbioru.
CZYTAJ TAKŻE: Giełda długów, czyli szybka i skuteczna windykacja
Skoro kwestie poprawnego doręczenia pisma są takie ważne, musisz zadbać o właściwy adres do wysyłki. W obecnych czasach nie jest to trudne. Naturalnym jest, że skorzystasz z danych podanych w umowie. Gdyby okazało się, że są nieaktualne albo nieprawidłowe, powinieneś zweryfikować informacje zawarte w odpowiednim rejestrze: CEIDG lub KRS. Każdy zarejestrowany podmiot ma obowiązek uaktualniania widniejących tam danych. Jeżeli wyślesz pismo, na upubliczniony w rejestrze adres i dokument wróci do ciebie, masz argument że zrobiłeś wszystko co było w twojej mocy, by skontaktować się z dłużnikiem. Sąd z pewnością weźmie to pod uwagę.
CZYTAJ TAKŻE: Zmiana danych firmy w CEIDG
