Może się to wydać zaskakujące, ale nie, nie jest. W polskim prawodawstwie nie można wskazać przepisu, który jednoznacznie określałby, że pieczątka jest wymogiem na przykład dla jednoosobowych działalności gospodarczych. To jeden z wielu mitów, jakie przez lata narosły wokół tego tematu.
Tak naprawdę, pieczęć w firmie ma jedynie wartość pomocniczą, bo o wiele większą moc prawną ma podpis właściciela. Praktyka pokazuje, że tak mocno zakorzeniona w świadomości wielu osób „legenda pieczątki firmowej” to duży problem. Dlaczego?
Może zdarzyć się, że w jednym z urzędów lub w jakiejś instytucji, na przykład w firmie zajmującej się leasingiem, pracownik będzie chciał wymusić na nas, by dodatkowo uwiarygodnić swój podpis pieczątką. Może zejść dużo czasu na tym, zanim uda nam się przekonać tę osobę, że to podpis jest ważniejszy i ma charakter wiążący prawnie.
O wiele lepiej jest więc wyrobić sobie pieczątkę i na wszelki wypadek zawsze mieć ją przy sobie. Warto pamiętać też o tym, że może zdarzyć się sytuacja, kiedy jakaś instytucja wprowadzi wymóg posiadania pieczęci firmowej. Nawet jeśli nie wymaga tego polskie prawo. Z formalnego punktu widzenia takie działanie raczej nie może być zakwalifikowane jako zabronione. Firmy mogą wewnętrznie ustalać pewne specyficzne wymogi.
Sytuacja diametralnie zmienia się, gdy handlujemy z krajami, które wymagają dodatkowej pieczęci na dokumentach, na przykład na fakturach czy listach przewozowych. Wbrew pozorom takich państw wcale nie jest mało. Właśnie dlatego lepiej nastawić się na jej wyrobienie. Ot, dla naszego spokoju.
Jej kształt nie ma większego znaczenia, bo - jak już wiemy - nie jest ona wymagana w polskim prawodawstwie. Jeśli chcemy uniknąć zdziwienia i pytań, to najlepiej zdecydować się na tradycyjny, prostokątny kształt takiego stempla.
Mamy natomiast pełną dobrowolność co do tego, czy na pieczątce w firmie znajdzie się nasz logotyp, czy nie. Czasem można spotkać się z takim ozdobnikiem, jednak pełni on tylko rolę estetyczną, nie powinien wpływać na ogólny osąd tego, czy taka pieczęć może być użyta, czy nie.
Kryzys w Polsce najmocniej dotyka małe rodzinne firmy – 75% wzrost niewypłacalności
Na pewno warto umieścić na wzorze dane firmy. Można do nich zaliczyć na przykład nazwę, jaka figuruje w oficjalnych dokumentach, informacje teleadresowe oraz Numer Identyfikacji Podatkowej, czyli NIP. Ma on duże znaczenie także dla naszych kontrahentów zagranicznych, którzy chcieliby sprawdzić naszą działalność w ogólnoeuropejskim rejestrze VIES.
Nie ma żadnych szczególnych wymagań co do formy zapisywania numeru NIP. Na początku istnienia tego identyfikatora firmy musiały zapisywać go w określony sposób. Dużą rolę odgrywało umieszczenie myślników między kolejnymi cyframi. Dziś pełnią one jedynie funkcję estetyczną. Oznacza to, że możemy zapisać nasz NIP na przykład w formie 000-00-00-000.
Może przytrafić się taka sytuacja, jednak właściciel firmy nie stoi wtedy na pozycji przegranej. Jeśli na przykład w Urzędzie Skarbowym zostaniemy poproszeni o ostemplowanie dokumentów pieczątką, to możemy powiedzieć pracownikowi, że taką nie dysponujemy.
Zwykle kolejnym krokiem jest spisanie oświadczenia, gdzie właściciel firmy informuje instytucję o tym, że nie posiada pieczęci firmowej i z niej nie korzysta. Należy pamiętać o tym, że takie rozwiązanie może sprawdzić się tylko w instytucjach państwowych, które podlegają obowiązującym w kraju normom prawnym.
Pamiętajmy też o tym, że wyrobienie pieczątki dla firmy to obecnie bardzo proste zadanie. Co więcej, niektóre banki, które oferują konta firmowe, w zamian za wybranie właśnie ich oferty przygotują, a następnie wyślą do nas taką pieczątkę za darmo. Często podobne promocje dla nowych działalności mają też inne firmy działające w różnych obszarów rynku.
Jeśli jednak trafimy na firmę, która upiera się przy tym, że musimy mieć pieczątkę, a nie trafiła nam się okazja na jej wcześniejsze wyrobienie, to cały zabieg trwa dosłownie kilka godzin. Jest więcej niż prawdopodobne, że kolejnego dnia będziemy mogli odebrać stempel i załatwić sprawy, które poprzedniego dnia były dla nas nieosiągalne.
Niektóre osoby, które prowadzą specyficzne formy działalności, muszą posiadać pieczęć. W tym gronie można wskazać na przykład na lekarzy, weterynarzy, a także wykładowców i instruktorów jazdy. Pieczątką firmową uwiarygadnia się też diagnosta laboratoryjny oraz pielęgniarki i pielęgniarze.
W niektórych sytuacjach przewidzianych przez polskie i europejskie prawo jest więc ona obowiązkowa. Jeśli na przykład lekarz prowadzi samodzielną praktykę medyczną i jest zarejestrowanym przedsiębiorcą, to pieczątka - choć z nieco innymi danymi - będzie nieodłącznym elementem jego pracy.
