W czerwcu Rada Unii Europejskiej wydała decyzję upoważniającą Polskę do wprowadzenia od 2024 r. obowiązkowych e-Faktur dla wszystkich przedsiębiorców. Oznacza to, że biznes ma niewiele ponad rok, aby przygotować się na nadchodzące zmiany. Niezbędna będzie integracja oprogramowania rachunkowo-księgowego z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), a także zapewnienie rozwiązań umożliwiających efektywną pracę z cyfrowymi dokumentami.
„Podpis kwalifikowany to niezwykle przydatne narzędzie do obsługi wszelkiej dokumentacji w formie cyfrowej, w tym sprawozdań finansowych, dokumentów przetargowych, umów, ofert handlowych lub e-faktur. Ułatwia komunikację zarówno z administracją publiczną, jak i kontrahentami. Zaletami tego rozwiązania są przede wszystkim wygoda i szybkość, ale także bezpieczeństwo oraz oszczędność czasu” – mówi Paweł Wojtaszyk, Kierownik Produktu w Asseco.
Niektóre firmy już teraz korzystają niemal wyłącznie z dokumentów cyfrowych. Przykładowo w BNP Paribas Leasing Solutions całość dokumentacji posprzedażowej powstaje tylko w formie elektronicznej, podobnie jak opinie dla klienta z działu Customer Service. Ponadto 62 proc. umów z klientami korporacyjnymi i 31 proc. tych dotyczących Bezpośredniej Likwidacji Szkód zostało podpisanych podpisem kwalifikowanym Asseco.
Organizacje, które zdecydowały się na wdrożenie e-podpisu chwalą jego zalety. Doceniają możliwość podpisywania dokumentów w każdym miejscu i czasie za pomocą smartfona, tabletu czy komputera.
Nie bez znaczenia jest również aspekt ochrony środowiska. Wdrożenie e-popisu sprawia, że firmy nie muszą drukować dokumentów, przez co oszczędzają papier. Korzystając z SimplySign Santander Leasing wyeliminował zużycie ponad pół miliona kartek, do których produkcji wykorzystano by co najmniej 50 drzew. Firma procesuje cyfrowo ponad 40 000 umów rocznie. Z kolei Grupa Polsat Plus chwali się, że dzięki aplikacji Certum by Asseco zaoszczędziła od września 2021 do marca 2022 r. 70 tysięcy ryz papieru. Do wyprodukowania takiej liczby kartek trzeba by zużyć 14 hektarów lasu oraz 90 milionów litrów wody.
„Prace nad e-podpisem w Polsce rozpoczęto niemal ćwierć wieku temu. Już w 2003 r. ówczesny premier złożył pierwszy w historii administracji rządowej cyfrowy podpis. Jednak dopiero niedawno narzędzie to zaczęło być szerzej wykorzystywane w biznesie. Ważną rolę odegrała tu pandemia, która wymusiła cyfryzację wielu procesów. Doskonale w nowej biznesowej rzeczywistości, gdzie bezpośredni kontakt z klientem został ograniczony, odnalazły się firmy z branży usługowej np. leasingowe” – tłumaczy Paweł Wojtaszyk, z Asseco.
E-podpis ma się szczególnie dobrze w małych i średnich firmach. Jak wynika z raportu Europejskiego Funduszu Leasingowy narzędzie to planuje wdrożyć 64 proc. przedsiębiorstw z sektora MŚP. W 2021 r. 22 proc. z nich już korzystało z podpisu elektronicznego. Prawie trzy razy więcej planuje wdrożyć to rozwiązanie najpóźniej do 2024 r. Zdaniem ekspertów Asseco powszechne wykorzystanie KSeF jeszcze bardziej przyspieszy ten proces.
