Zgodnie z obowiązującym prawem istnieje cały katalog miejsc, w których NIE WOLNO instalować kamer lub można to zrobić wyłącznie w MOCNO OGRANICZONYM ZAKRESIE.
Większość z tych miejsc, wydaje się oczywistością. Po pierwsze monitoringu nie stosować w miejscach udostępnionych związkom zawodowym. Przepisy zabraniają także instalowania jakichkolwiek kamer w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, w tym także w pomieszczeniach socjalnych i służących do wypoczynku. To oznacza, że kamer nie można stosować także w palarniach, jeśli takie miejsce jest wyznaczone.
Zgodnie z prawem pracy, od wyżej przedstawionej reguły są jednak wyjątki. Kamery pod określonymi warunkami mogą znaleźć się w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, czy stołówkach. Dzieje się tak wtedy, kiedy pracodawca jest w stanie udowodnić, że takie rozwiązanie jest niezbędne oraz nie naruszy dóbr osobistych w tym godności pracowników. Wymogi techniczne takiego rozwiązania są bardzo surowe. Muszą być bowiem zastosowane techniki, które… uniemożliwią rozpoznania wizerunku przebywających tam osób. Mowa zatem np. o nieostrym obrazie.
W takiej sytuacji to jednak nie wszystko. Konieczne jest uzyskanie wcześniejszej zgody zakładowej organizacji związkowej. Jeśli w danej firmie nie ma związków zawodowych, aprobatę muszą wyrazić przedstawiciele pracowników wybrani w trybie zastosowanym danej firmie.
CZYTAJ TAKŻE: Niezbędnik szefa. 5 rzeczy, które musisz mieć na biurku
Jak zaznacza rządowy portal zielonalinia.gov.pl, stosowanie monitoringu jest możliwe tylko po wcześniejszym poinformowaniu o tym pracowników. Wiele firm, przyjmując osobę do pracy, już podczas podpisania umowy wręcza do podpisania informację o tym, ze pracownik został poinformowany o działającym w firmie systemie monitoringu. Takie oświadczenie zazwyczaj wyczerpuje obowiązek informacyjny. Wiele firm przechowuje je wraz z dokumentami pracownika. Na wszelki wypadek.
W przypadku firm, które dopiero instalują taki system, należy poinformować o tym załogę z minimum dwutygodniowym wyprzedzeniem, poprzedzającym uruchomienie kamer. Dodatkowo pomieszczenia oraz przestrzeń objęta monitoringiem musi zostać czytelnie oznaczona. Mogą to być znaki graficzne, a także ogłoszenia dźwiękowe emitowane np. z głośników radiowęzła.
Zgodnie z artykułem 222 § 3 Kodeksu pracy, nagrania można przechowywać maksymalnie przez okres trzech miesięcy od dnia nagrania. Przetwarzanie i wykorzystywanie może odbywać się jedynie dla celów, dla których dokonano rejestracji obrazu. Nie ma więc mowy o wrzucaniu „śmiesznych filmików” na YouTube lub do mediów społecznościowych.
Nagrania można przechowywać przez dłuższy czas, tylko wtedy, kiedy stanowią, lub mogą stanowić dowód postępowaniu.
