Zanim przejdziemy do rozważań na temat tego w jaki sposób pracownik może użytkować samochód, dobrze jest określić co to jest tak naprawdę samochód służbowy. Zgodnie z definicją samochodów służbowy należy do firmy i powinien być wykorzystywany do wykonywania czynności służbowych. W związku z tym z pojazdu najczęściej korzystają dostawcy, przedstawiciele handlowi albo menedżerowi. Nierzadko zdarza się, że firma pozwala na korzystanie ze służbowego pojazdu w celach prywatnych. To bonus do umowy. Jednak trzeba pamiętać, że jeśli pracownik wykorzystuje samochód służbowy w celach prywatnych, to jest to tzw. świadczenie nieodpłatne. W tej sytuacji jest to przychód, który podlega opodatkowaniu. Mówiąc wprost, korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych wymaga opłacenia podatku. Żeby taki podatek rozliczyć koniecznie trzeba ustalić wartość takiego świadczenia.
CZYTAJ TAKŻE: Mechanika pojazdowa – jak otworzyć zakład mechaniki pojazdowej?
Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych takie nieodpłatne świadczenie rozlicza się w formie ryczałtu. Wysokość ryczałtu zależy od pojemności silnika. I tak w przypadku samochodu o pojemności do 1600 cm3, ryczałt wynosi 250 zł. Dla samochodów o wyższej pojemności jest to 400 zł. Ryczałt trzeba podzielić przez ilość dni, w których pracownik wykorzystuje pojazd po godzinach.
Możliwość korzystania ze służbowego samochodu przez pracownika, to wiele korzyści dla niego. Może np. nie tylko dojeżdżać nim do pracy, ale wykorzystywać go nawet do prywatnych wycieczek z rodziną. Czasem nawet służbowy samochód może być wykorzystany do wyjazdu na urlop. I to bez znaczenia, czy jest to urlop krajowy, czy zagraniczny.
Jeśli pracownik wykorzystuje samochód służbowy prywatnie, to firma musi pokryć koszty ubezpieczenia, serwisu, przeglądów okresowych, wymiany oleju, a także wszystkich innych zużywających się części. Pracownik powinien jednak samodzielnie tankować samochód jeśli wykorzystuje go w celach prywatnych.
Jeśli przedsiębiorca zezwala na korzystanie ze służbowego pojazdu w celach prywatnych, koniecznie trzeba sporządzić regulamin, w którym określone są zasady użytkowania pojazdu. W regulaminie dobrze jest wpisać dokładne informacje dotyczące odpowiedzialności za ewentualne szkody. Gdy samochód jest wykorzystywany w celach prywatnych, to często ubezpieczenie pojazdu uwzględnia tzw. wkład własny. To określona kwota, którą musi pokryć użytkownik. Jeśli więc stłuczka jest poważna, to jej skutki mogą mocno „pociągnąć” po kieszeni użytkownika samochodu.
Trzeba jednak pamiętać, że jeśli pracownik zatrudniony jest na umowę o pracę, to kodeks pracy ogranicza jego odpowiedzialność w przypadku szkód. I tak jeśli zniszczenie pojazdu jest efektem nieumyślnego zdarzenia, to maksymalna odpowiedzialność pracownika to trzykrotność jego wynagrodzenia.
W przypadku korzystania ze służbowego samochodu, pracownik ma określone obowiązki. Najlepiej określić je we wspomnianym regulaminie. Podstawowe obowiązki to przede wszystkim dbanie o czystość samochodu, bieżąca eksploatacja czyli np. dolewanie płynu do spryskiwaczy. Pracownik musi też zgłaszać wszelkie usterki, a także rozliczyć się z przejechanych kilometrów. Czasem firma żąda od pracownika partycypacji w kosztach ubezpieczenia pojazdu.
Pojawia się przy okazji pytanie, czy korzystanie z samochodu służbowego wpływa na zniżki w ubezpieczeniach? Jak bowiem wiadomo, każdy rok bezszkodowej jazdy pozwala uzyskać niższą cenę ubezpieczenia.
I tu pojawia się niezbyt korzystana informacja. Ubezpieczenie OC kupuje zawsze właściciel samochodu. W tym przypadku jest to firma. Jeśli więc pracownik korzysta do celów prywatnych z samochodu służbowego, a sam nie posiada żadnego innego, to niestety bezszkodowa jazda nie będzie wliczała się do jego puli zniżek. Chyba, że pracownik przekona pracodawcę, żeby w ubezpieczeniu podane były dane pracownika jako kierowcy. Takie sytuacja są jedna niezwykle rzadkie.
