Kontrola w firmie to jedno z tych doświadczeń, które wywołują u przedsiębiorców sporo stresu. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy zatrudniasz większy zespół, musisz liczyć się z tym, że w pewnym momencie Twoja firma może zostać sprawdzona przez urząd skarbowy lub ZUS. Dobra wiadomość jest taka, że do kontroli można się przygotować – i to w taki sposób, aby przebiegła sprawnie i bez większych problemów.
W tym poradniku pokazujemy krok po kroku, jak przygotować dokumenty, uporządkować księgowość i zadbać o komunikację z kontrolerami. Podpowiadamy też, jakie prawa przysługują przedsiębiorcy podczas kontroli i jak uniknąć błędów, które mogą kosztować czas, pieniądze i nerwy.
Wielu przedsiębiorców zakłada, że kontrola zawsze oznacza kłopoty. To nie do końca prawda. Część działań ma charakter rutynowy i wynika z planu pracy urzędu. Czasem kontrola jest efektem sygnału z zewnątrz – na przykład od byłego pracownika albo kontrahenta. Bywa też tak, że system informatyczny wychwyci rozbieżności w deklaracjach podatkowych czy składkach ZUS.
Warto pamiętać, że kontrola nie jest równoznaczna z zarzutami wobec firmy. To przede wszystkim narzędzie weryfikacji. Im szybciej przedsiębiorca oswoi się z tą myślą, tym łatwiej będzie mu podejść do całego procesu z chłodną głową.
Pierwszą rzeczą, o którą poprosi urząd, będą dokumenty. Najczęściej kontrolerzy wymagają:
ksiąg rachunkowych i rejestrów VAT,
faktur sprzedażowych i zakupowych,
list płac i umów pracowniczych,
dokumentacji dotyczącej umów cywilnoprawnych,
potwierdzeń zgłoszeń do ZUS i deklaracji rozliczeniowych.
Przedsiębiorcy, którzy mają uporządkowane archiwum – najlepiej w wersji elektronicznej – są w uprzywilejowanej sytuacji. Dostęp do dokumentów jest szybki, a samo postępowanie przebiega sprawniej.
Dobrym nawykiem jest regularne przeprowadzanie wewnętrznego audytu. Wystarczy raz na kwartał sprawdzić, czy wszystkie dokumenty są kompletne, a rozliczenia zgodne z przepisami. W praktyce oznacza to:
weryfikację kompletności faktur i deklaracji,
kontrolę poprawności umów i ich dat,
porównanie liczby pracowników z faktycznymi zgłoszeniami do ZUS,
sprawdzenie, czy podatki i składki były opłacane w terminie.
Dzięki takim działaniom kontrola nie będzie zaskoczeniem. To również dobra praktyka, która wzmacnia bezpieczeństwo firmy na co dzień.
Przebieg kontroli w dużej mierze zależy od komunikacji. Warto wyznaczyć jedną osobę, która będzie kontaktować się z urzędnikami – najczęściej jest to właściciel firmy lub główna księgowa. To pozwala uniknąć chaosu i sprzecznych odpowiedzi.
Podczas rozmów lepiej ograniczyć się do faktów i udzielać tylko tych informacji, o które prosi kontroler. Nie ma potrzeby rozwijać wątków niezwiązanych z tematem. Przedsiębiorca nie ma obowiązku tłumaczyć się z całej działalności – kontrola obejmuje tylko określony obszar i wybrany okres rozliczeniowy.
Każdy przedsiębiorca powinien znać swoje prawa. Najważniejsze z nich to:
prawo do informacji o zakresie i celu kontroli,
prawo do działania przez pełnomocnika,
prawo do obecności przy czynnościach kontrolnych,
prawo do wniesienia uwag i zastrzeżeń do protokołu,
prawo do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
Świadomość tych uprawnień sprawia, że przedsiębiorca czuje się pewniej i wie, jak reagować, gdy kontroler przekroczy swoje kompetencje.
Wielu problemów można uniknąć, gdyby właściciele firm pamiętali o kilku zasadach. Do najczęstszych błędów należą:
Brak porządku w dokumentach – zgubione faktury czy chaotyczne segregatory budzą nieufność.
Zbyt obszerne wyjaśnienia – nadmiar informacji otwiera nowe wątki i wydłuża kontrolę.
Ignorowanie terminów – spóźnienie z dostarczeniem dokumentów bywa odbierane jako utrudnianie postępowania.
Brak profesjonalnego pełnomocnika – doradca podatkowy lub prawnik może zaoszczędzić firmie wielu kłopotów.
Po zakończeniu postępowania sporządzany jest protokół. Jeśli urząd wykryje błędy, przedsiębiorca ma prawo zgłosić zastrzeżenia i przedstawić dodatkowe dowody. To moment, w którym warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
Nawet jeśli kontrola zakończy się pozytywnie, dobrze jest wyciągnąć wnioski. Sporządzenie krótkiego raportu wewnętrznego pozwala ocenić, co wymaga poprawy i jak przygotować firmę na kolejne wizyty urzędników.
Najlepszym sposobem na spokojne podejście do kontroli jest profilaktyka. Warto wprowadzić kilka prostych procedur:
regularny przegląd dokumentacji księgowej i kadrowej,
archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej,
harmonogram terminów podatkowych i ZUS-owskich,
szkolenia pracowników odpowiedzialnych za księgowość i kadry,
stała współpraca z doradcą podatkowym.
Dzięki takim praktykom kontrola skarbowa czy kontrola ZUS staje się formalnością, a nie źródłem stresu.
Kontrola skarbowa i kontrola ZUS są elementem prowadzenia działalności gospodarczej, którego nie da się uniknąć. To, jak przebiegną, zależy jednak w dużej mierze od samego przedsiębiorcy. Porządek w dokumentach, przygotowanie pracowników, spokojna komunikacja i znajomość swoich praw sprawiają, że cała procedura przebiega szybciej i bez niepotrzebnych napięć.
Przedsiębiorca, który dba o systematyczność w rozliczeniach i dokumentacji, nie tylko jest gotowy na kontrolę, ale też buduje wizerunek firmy jako organizacji profesjonalnej i transparentnej. A to w długiej perspektywie staje się przewagą konkurencyjną.
