Księgowość online polega na tym, że firma za sprawą specjalnie stworzonego oprogramowania lub aplikacji, samodzielnie zarządza swoją księgowością, bez konieczności korzystania z usług zewnętrznego biura rachunkowego. Cena każdego certyfikowanego oprogramowania księgowego jest dość wysoka, czasami zbyt wysoka dla małej firmy. Oprogramowanie księgowe można nabyć i zainstalować na komputerze. Jednak dzięki stale rozwijającemu się internetowi, konsument może zlokalizować identyczną pakietowaną aplikację w sieci.
Księgowość online nie jest odpowiednia dla wszystkich, dlatego ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o przejściu na rozwiązanie w chmurze zbadać ryzyko, a także korzyści. Poniżej przedstawiono kilka kluczowych zagrożeń, o których należy pamiętać.
Bezpieczeństwo jest głównym problemem księgowości online. Internetowe oprogramowanie do obsługi rachunków finansowych obsługuje jego osobiste centrum baz danych, a wszystkie rekordy są gromadzone na ogromnych serwerach sieciowych. Zwróć uwagę na liczbę serwerów danych internetowych, które są zachowywane w celu tworzenia kopii zapasowych, mimowolnie lub ręcznie. Siła kopii zapasowej musi być traktowana jako podstawowy czynnik przy zabezpieczeniu. Wszystko będzie wydawać się proste, gdy konsumenci nie będą już musieli zastanawiać się nad tworzeniem kopii zapasowych ani martwić się o nie. Pomyśl o tym, ile razy w roku ktoś musi zgłosić się na ochotnika i zabezpieczyć twój serwer, sformatować go i system, bo inaczej dojść może do jakichś nieprzyjemnych sytuacji. Jak bardzo jest to przytłaczające, gdy aplikacja księgowa i baza danych firmy są przechowywane na komputerze osobistym lub na serwerze firmy.
Oprogramowanie księgowe online jest sprzedawane w innym modelu niż większość programów księgowych na komputery stacjonarne. Zamiast kupować je od razu (licencja wieczysta), oprogramowanie jest wynajmowane co miesiąc. Może to w perspektywie kosztować znacznie więcej, nawet niż usługi stacjonarnego biura księgowego.
Księgowanie w chmurze wymaga dobrego połączenia z internetem – w przeciwnym razie jego wolne prędkości mogą wpłynąć na wydajność i/lub możesz zostać dotknięty awariami. Dlatego na księgowość online można się zdecydować dopiero w sytuacjach, kiedy w danym miejscu jest odpowiednia prędkość internetu.
Jednym z bardziej emocjonalnych problemów jest przechowywanie informacji księgowych. Starsi właściciele firm mogą obawiać się utraty kontroli nad swoimi danymi. Księgowi od dawna są zaufanymi posiadaczami akt księgowych, a niektórzy niechętnie rezygnują z tej roli. Firmy programistyczne czasami przechowują dane w centrach danych w innym kraju, w którym obowiązują inne prawa dotyczące własności intelektualnej. Ponadto potrzebna jest silna dyscyplina w takich kwestiach, jak kontrolowanie dostępu, aby na przykład po odejściu personelu ich dane logowania do systemu zostały usunięte. Ochrona danych w przypadku plików księgowych jest niezwykle istotna.
Jest to bardzo ważne, zwłaszcza jeśli wybrany dostawca rozwiązania może wiązać się z koniecznością przesyłania danych poza UE.
Niektórzy klienci martwią się tym, że w przyszłości będą musieli przejść na alternatywnego dostawcę oprogramowania do księgowości online.
Zwykle dotyczy to dużych organizacji ze starszymi systemami, dla których księgowość online może nie być dostosowana.
