Kasy fiskalne nie są już niczym nowym. Służą temu by potwierdzać sprzedaż odpowiednim dokumentem, paragonem. Użytkownik kasy i osoba odpowiedzialna za nią ma do wykonania określone obowiązki. Podstawowym obowiązkiem jest fiskalizacja kasy, czyli zgłoszenie jej do urzędu. Proces fiskalizacji kasy przeprowadza serwisant kasy, najczęściej przedstawiciel producenta lub dystrybutor kasy fiskalnej. Gdy na rynku pojawiły się kasy fiskalne online, proces fiskalizacji znacznie się skrócił. Nie trzeba już wypełniać druków urzędowych. Wszystko odbywa się online. Gdy fiskalizacja kasy online jest przygotowana, trzeba zapewnić jej stały dostęp do internetu.
Przedsiębiorca powinien generować raportu kasowe. Miesięczny raport kasowy podsumowuje sprzedaż za dany miesiąc. Można go zrobić dopiero po zakończeniu miesiąca. Raport miesięczny jest sumą wszystkich raportów dobowych. Jeśli użytkownik kasy wystawiał paragony ale nie robił raportów dziennych, to nie będzie można zrobić raportu miesięcznego. Kasy fiskalne online pozwalają na wygenerowanie podsumowania miesiąca lub skróconego raportu miesięcznego.
Obowiązkiem przedsiębiorcy, który używa kasy fiskalnej jest też regularny przegląd kasy fiskalnej. Jeśli go nie przeprowadzimy, grożą nam surowe konsekwencje.
Obowiązek przeglądu kasy fiskalnej wskazuje ustawa o VAT. Art. 111 tej ustawy określa, że podatnik, który prowadzi ewidencję za pomocą kasy fiskalnej musi dokonywać przeglądu technicznego. Przegląd techniczny kasy wykonuje serwis kas rejestrujących. Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej musi być dokonany nie rzadziej niż co dwa lata. Okres ten liczy się od daty ostatniego przeglądu technicznego. Czas do pierwszego przeglądu określa się na dwa lata od fiskalizacji kasy.
Od tej reguły są wyjątki. Dotyczą one konkretnych rodzajów kas fiskalnych. I tak np. kasy fiskalne używane w taksówkach musza mieć przegląd nie rzadziej niż w terminie kolejnej legalizacji określonej dla taksometru. W tym przypadku nie może to być jednak rzadziej niż 25 miesięcy. Jeśli kasa fiskalna jest dzierżawiona, leasingowana albo wynajmowana to pierwszy przegląd musi być zrobiony jeszcze zanim zostanie ona sfiskalizowana.
Najważniejszym elementem kasy fiskalnej jest moduł fiskalny. Zapisuje on w formie papierowej lub elektronicznej kopie paragonów. Kasa online ma pamięć fiskalną, w której przechowuje się takie paragony. I jak to z pamięcią bywa, może ona się zapełnić. W tym przypadku trzeba wymienić pamięć lub moduł fiskalny albo całą kasę fiskalną. Wymiana modułu fiskalnego powoduje, że termin przeglądu kasy fiskalnej liczy się na nowo, czyli musi być wykonany w ciągu 2 lat. Wymiana modułu fiskalnego przerywa bieg okresu przeglądu.
Zawieszenie działalności nie pozwala prowadzić sprzedaży w firmie. Nie zwalnia to jednak od obowiązku utrzymywania kasy fiskalnej w stanie używalności. W związku z tym przez cały czas trzeba realizować obowiązki związane z kasą fiskalną. Mowa tu chociażby o przeglądzie technicznym kasy. Warto jednak wiedzieć, że gdy działalność gospodarcza jest zawieszona to przegląd kasy fiskalnej powinien być zrobiony po tym jak zdecyduje się na wznowienie działalności gospodarczej.
A co mi grozi jeśli przegląd kasy fiskalnej będzie zrobiony po terminie? Przede wszystkim trzeba będzie zwrócić pieniądze otrzymane na zakup kasy rejestrującej. To tzw. dotacja na zakup kasy fiskalnej. Mało tego. Zgodnie z art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT brak przeglądu technicznego kasy fiskalnej grozi karą pieniężną w wysokości 300 zł. Karę taką nakłada urząd skarbowy. Musi ona być zapłacona w ciągu 14 dni.
CZYTAJ: Kasa fiskalna dla myjni samochodowej. Fiskalizacja kasy. Jak to zrobić?
Przeglądu kasy fiskalnej nie można zrobić samodzielnie. Trzeba w tym celu zgłosić się do firmy zajmującej się dystrybucją lub serwisem kas fiskalnych. Wymogi dla serwisantów określa rozporządzenie ministra finansów w sprawie kas rejestrujących. I tak serwisantem kasy fiskalnej jest
Dystrybutor kas fiskalnych ma obowiązek przekazać przedsiębiorcy aktualną listę punktów serwisowych, które dokonują przeglądów technicznych konkretnego typu kasy.
Przegląd kasy fiskalnej polega na sprawdzeniu stanu o liczby plomb z zapisami w książce kasy. Podczas przeglądu sprawdza się też w jaki stanie jest obudowa kasy, a także czy drukowane paragony są czytelne. Serwisant sprawdza stan modułu do archiwizacji danych, poprawność działania wyświetlacza, stan techniczny akumulatorów lub baterii zasilających kasę, a także poprawność ustawień zegara kasy.
Przegląd kasy fiskalnej kończy wpisaniem wyniku przeglądu do książki kasy, a w przypadku kasy online, zapisaniem przeglądu w pamięci fiskalnej.
