Z tego artykułu dowiesz się:

Pracownicy wielu firm stale korzystają z różnego rodzaju aplikacji oraz usług chmurowych, w tym również płatnych dopasowanych do ich obowiązków, czy stanowiska. Kiedy odchodzą z pracy, ślad po danych logowania przepada, a wydane na nie firmowe pieniądze trafiają do cyfrowego kosza. Strategia korzystania z usług cyfrowych w firmie może pomóc zaoszczędzić sporo pieniędzy i uporządkować wydatki.

Baza loginów i haseł

Najpierw coś, co niekoniecznie się sprawdza. Niektóre firmy w tabelce w arkuszu kalkulacyjnym prowadzą ewidencję loginów i haseł do kont i usług cyfrowych. Dopóki jednak, za takie zestawienie nie będzie odpowiedzialna jedna osoba z konkretnym zapisem w zakresie obowiązków, tabelka może zawierać wiele braków i nieścisłości.

Wyobraźmy sobie niewielką firmę działającą w branży gastronomicznej. Osoba odpowiedzialna za social media posiada dostęp do firmowego Instagrama, Facebooka, TikToka i Linkedina Oprócz tego, za zgodą szefa i na koszt firmy, wykupiła pakiet usług w przeglądarkowym programie do obróbki grafiki. Co się stanie jeśli ta osoba z dnia na dzień „rzuci papierami”. Czy możemy wyegzekwować od niej niezbędne loginy i hasła? – Teoretycznie tak. Jeśli jednak są one powiązane z jej prywatnym adresem pocztowym, cała operacja może być nieco karkołomna, a nawet niemożliwa.

Śmierć zarządzającego social mediami

A co w sytuacji, w której (oby się nigdy nie zdarzyła), taka osoba ulegnie np. tragicznemu wypadkowi. Oczywiście, śmierć pracownika jest strasznym przeżyciem i trudno ją sprowadzać do przyziemnych problemów. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli dany pracownik jest jedyną osobą, która posiada loginy i hasła do ciężko wypracowanych profili w mediach społecznościowych, bardzo łatwo je stracić. Jeśli „zabierze je do grobu”, proces odzyskiwania do nich dostępu może okazać się niemożliwy.

Zakładanie kont tylko przez firmową pocztę

Powyższa sytuacja nie jest jedynie czarną wizją, ale sytuacją, która w ostatnich latach dotknęła kilka firm w Polsce. Choćby z tego powodu wszystkie usługi cyfrowe, konta w mediach społecznościowych czy dostępy do chmury np. zdjęć, powinny być zakładane z użyciem firmowego konta mailowego. W nawet najbardziej dramatycznych sytuacjach istnieje wówczas możliwość odzyskania hasła, a przez to także usług cyfrowych, czy profili w mediach społecznościowych.

W tym ostatnim przypadku, pamiętajmy, że konto firmowe na Facebooku prowadzone z zaangażowaniem od dłuższego czasu i z tysiącami fanów, to efekt także nakładów finansowych. To jest twoja inwestycja, bowiem to ty płacisz wynagrodzenia osobom, które je prowadzą.

Precyzyjne umowy z podwykonawcami

Jeśli zlecimy komuś prowadzenie branżowego profilu na Instagramie, który przy okazji ma reklamować naszą firmę – koniecznie określmy do kogo ten fanpage należy. Zdarza się tak, że podwykonawca żegnając się z klientem, zabiera ze sobą ciężko wypracowany profil. Albo inny przypadek. Firma wideo, zamieszczała zlecone przez klienta filmiki na własnym kanale YouTube. Do pewnego czasu, zleceniodawca nie widział problemu. Posługiwał się odpowiednimi linkami i wszystko było OK. W momencie zakończenia umowy pojawiały się problemy. Warto określić już w umowie, że wszelkie filmy robione na zlecenie przedsiębiorstwa X, trafiają na kanał należący właśnie do tego przedsiębiorstwa-zleceniodawcy. Nawet jeśli sami, będziemy musieli „ładować” je na serwer.

Baza haseł do usług cyfrowych

Jeśli pojawi się sytuacja, w której pracownik firmy transportowej poprosi szefa o zwrot pieniędzy za zakup aplikacji do nawigacji dla ciężarówek, pracodawca często nie odmawia. Dużo lepiej dla firmy byłoby jednak, gdyby wcześniej pracownik złożył takie zapotrzebowanie, a zakup aplikacji odbył się przez konto firmowe. Wówczas login i hasło należałyby do firmy i zostały użyczone kierowcy. W razie potrzeby, ta sama aplikacja mogłaby posłużyć innemu kierowcy (bez ponoszenia dodatkowych wydatków).

Coraz więcej firm do listy obowiązków pracownika IT lub zakładowego informatyka dopisuje prowadzenie bazy danych wszelkich loginów i haseł do płatnych i bezpłatnych usług cyfrowych wykorzystywanych w firmie. Nawet jeśli jest to chmura ze zdjęciami z ostatniej imprezy integracyjnej.

Problemy z usługami cyfrowymi w firmie

Skoro jako osoba prywatna musisz pamiętać loginy do poczty, Facebooka, Skype, Netflixa, platformy zakupowej, chmury z danymi itd. pomyśl, jak wiele usług cyfrowych może być w firmie. Oczywiście można korzystać z menadżerów haseł np. w telefonie czy komputerze, jednak w warunkach organizacji jest to dużo trudniejsze. Dostęp do części z nich wiąże się z niemałymi wydatkami. Eksperci spodziewają się, że problem będzie narastał do tego stopnia, że konieczne będzie powoływanie menadżerów ds. usług cyfrowych, którzy będą stali na straży właściwego wykorzystania, opłacania czy rezygnacji z różnego rodzaju rozwiązań, które tkwią gdzieś daleko w informatycznej chmurze w dowolnym miejscu na świecie. Powstanie w firmach działów „cyfrowego zaopatrzenia” to jedynie kwestia czasu.

Prenumerata i newsletter “Magazynu Firma”

Aby otrzymać bezpłatną prenumeratę e-wydania “Magazynu Firma”, dopisz się do naszej listy mailingowej

To Cię zainteresuje

Zaskakujące dane z policyjnych rejestrów. Kradzieże w sklepach wyhamowały

Kradzieże w sklepach. Dane zaskakują. Kradzieży w sklepach coraz mniej. Jak długo to potrwa? W I kw. 2024…
kradzieże w sklepach

Wykorzystanie nadmiaru przestrzeni magazynowej - strategie i pomysły

Elastyczność w zarządzaniu przestrzenią magazynową staje się kluczowym elementem efektywnej logistyki. Firmy często stoją przed wyzwaniem, jak efektywnie…
przestrzeń magazynowa
07 03 24

Kradzież IP – czym grozi i jak się przed nią uchronić? [KONKRETNE ROZWIĄZANIA]

Dbasz o to, żeby numer Twojego dowodu nie dostał się w niepowołane ręce, prawda? A co z numerem…

Braki kadrowe w budowlance. Oto wolne miejsca pracy branży budowlanej

W porównaniu z końcem 2023 r. branża budowlana rozpoczęła rok w całkiem dobrych nastrojach. W styczniu 2024 r. wskaźnik ogólnego klimatu koniunktury…

Czy wdrożenie elektronicznych cenówek jest naprawdę opłacalne?

Elektroniczne cenówki stają się coraz popularniejszą alternatywą dla tradycyjnych, mniej trwałych etykiet cenowych wykonanych z papieru. W dzisiejszym…

Kasa fiskalna 2024. Kto nie musi mieć kas fiskalnej? PEŁNA LISTA

Kasa fiskalna to nieodłączny element wielu biznesów. Są jednak takie, kiedy kasa fiskalna nie jest potrzebna. Kto nie…
kasa fiskalna

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier