Najpierw coś, co niekoniecznie się sprawdza. Niektóre firmy w tabelce w arkuszu kalkulacyjnym prowadzą ewidencję loginów i haseł do kont i usług cyfrowych. Dopóki jednak, za takie zestawienie nie będzie odpowiedzialna jedna osoba z konkretnym zapisem w zakresie obowiązków, tabelka może zawierać wiele braków i nieścisłości.
Wyobraźmy sobie niewielką firmę działającą w branży gastronomicznej. Osoba odpowiedzialna za social media posiada dostęp do firmowego Instagrama, Facebooka, TikToka i Linkedina Oprócz tego, za zgodą szefa i na koszt firmy, wykupiła pakiet usług w przeglądarkowym programie do obróbki grafiki. Co się stanie jeśli ta osoba z dnia na dzień „rzuci papierami”. Czy możemy wyegzekwować od niej niezbędne loginy i hasła? – Teoretycznie tak. Jeśli jednak są one powiązane z jej prywatnym adresem pocztowym, cała operacja może być nieco karkołomna, a nawet niemożliwa.
A co w sytuacji, w której (oby się nigdy nie zdarzyła), taka osoba ulegnie np. tragicznemu wypadkowi. Oczywiście, śmierć pracownika jest strasznym przeżyciem i trudno ją sprowadzać do przyziemnych problemów. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli dany pracownik jest jedyną osobą, która posiada loginy i hasła do ciężko wypracowanych profili w mediach społecznościowych, bardzo łatwo je stracić. Jeśli „zabierze je do grobu”, proces odzyskiwania do nich dostępu może okazać się niemożliwy.
Powyższa sytuacja nie jest jedynie czarną wizją, ale sytuacją, która w ostatnich latach dotknęła kilka firm w Polsce. Choćby z tego powodu wszystkie usługi cyfrowe, konta w mediach społecznościowych czy dostępy do chmury np. zdjęć, powinny być zakładane z użyciem firmowego konta mailowego. W nawet najbardziej dramatycznych sytuacjach istnieje wówczas możliwość odzyskania hasła, a przez to także usług cyfrowych, czy profili w mediach społecznościowych.
W tym ostatnim przypadku, pamiętajmy, że konto firmowe na Facebooku prowadzone z zaangażowaniem od dłuższego czasu i z tysiącami fanów, to efekt także nakładów finansowych. To jest twoja inwestycja, bowiem to ty płacisz wynagrodzenia osobom, które je prowadzą.
Jeśli zlecimy komuś prowadzenie branżowego profilu na Instagramie, który przy okazji ma reklamować naszą firmę – koniecznie określmy do kogo ten fanpage należy. Zdarza się tak, że podwykonawca żegnając się z klientem, zabiera ze sobą ciężko wypracowany profil. Albo inny przypadek. Firma wideo, zamieszczała zlecone przez klienta filmiki na własnym kanale YouTube. Do pewnego czasu, zleceniodawca nie widział problemu. Posługiwał się odpowiednimi linkami i wszystko było OK. W momencie zakończenia umowy pojawiały się problemy. Warto określić już w umowie, że wszelkie filmy robione na zlecenie przedsiębiorstwa X, trafiają na kanał należący właśnie do tego przedsiębiorstwa-zleceniodawcy. Nawet jeśli sami, będziemy musieli „ładować” je na serwer.
Jeśli pojawi się sytuacja, w której pracownik firmy transportowej poprosi szefa o zwrot pieniędzy za zakup aplikacji do nawigacji dla ciężarówek, pracodawca często nie odmawia. Dużo lepiej dla firmy byłoby jednak, gdyby wcześniej pracownik złożył takie zapotrzebowanie, a zakup aplikacji odbył się przez konto firmowe. Wówczas login i hasło należałyby do firmy i zostały użyczone kierowcy. W razie potrzeby, ta sama aplikacja mogłaby posłużyć innemu kierowcy (bez ponoszenia dodatkowych wydatków).
Coraz więcej firm do listy obowiązków pracownika IT lub zakładowego informatyka dopisuje prowadzenie bazy danych wszelkich loginów i haseł do płatnych i bezpłatnych usług cyfrowych wykorzystywanych w firmie. Nawet jeśli jest to chmura ze zdjęciami z ostatniej imprezy integracyjnej.
Skoro jako osoba prywatna musisz pamiętać loginy do poczty, Facebooka, Skype, Netflixa, platformy zakupowej, chmury z danymi itd. pomyśl, jak wiele usług cyfrowych może być w firmie. Oczywiście można korzystać z menadżerów haseł np. w telefonie czy komputerze, jednak w warunkach organizacji jest to dużo trudniejsze. Dostęp do części z nich wiąże się z niemałymi wydatkami. Eksperci spodziewają się, że problem będzie narastał do tego stopnia, że konieczne będzie powoływanie menadżerów ds. usług cyfrowych, którzy będą stali na straży właściwego wykorzystania, opłacania czy rezygnacji z różnego rodzaju rozwiązań, które tkwią gdzieś daleko w informatycznej chmurze w dowolnym miejscu na świecie. Powstanie w firmach działów „cyfrowego zaopatrzenia” to jedynie kwestia czasu.
