W każdym momencie przedsiębiorca ma prawo zmienić nazwę jednoosobowej działalności gospodarczej. Trzeba jednak pamiętać, że taka operacja wiąże się z różnymi formalnościami, a także kosztami.
Są sytuacje, w których zmiana nazwy jest koniecznością. Może okazać się na przykład nietrafionym pomysłem, lub okazuje się, że przez zbieżność jest kojarzona z innym podmiotem. Inną sytuacją jest zmiana nazwiska związana z zawarciem związku małżeńskiego lub powrotem do wcześniej używanego (w przypadku rozwodu). Musimy wiedzieć, że imię i nazwisko są integralną częścią nazwy firmy. Jeśli dojdzie tutaj do zmiany, musimy potraktować ją tak samo, jak zmianę nazwy naszej działalności. Dlaczego? Obszernie pisaliśmy o tym w Magazynie Firma w tym artykule.
Czasem konieczność zmiany nazwy wynika ze zmiany profilu firmy. Np. pan Jan Kowalski prowadził firmę pod nazwą „Elektromechanika pojazdowa – Jan Kowalski”. Z uwagi na dużą konkurencję, zmienił strategię i przekształcił swój warsztat w zakład wulkanizacyjny. Aby nie wprowadzać klientów w błąd, oraz jasno określić to, czym zajmuje się po zmianach, musiał zmienić nazwę działalności na „Wulkanizacja. Jan Kowalski”.
Gdyby jednak nazwa skrócona jego firmy byłaby „fantazyjnym” określeniem nienawiązującym wprost do działalności np. „SprawneAutko. Jan Kowalski” – wówczas nie musiałby zmieniać nazwy, która pasuje zarówno do pierwszej jak i drugiej działalności.
Właściwym miejscem zmiany nazwy firmy jest CEIDG. Nie powinieneś (nie powinnaś) mieć z tym problemu, dlatego, że do tej operacji potrzebny będzie ten sam wniosek, który był używany przez założeniu działalności, czyli CEIDG-1. Mamy na to siedem dni od daty zaistnienia zmiany np. ślubu, czy powrotu do nazwiska używanego przed ślubem. Warto skorzystać także z kreatora wniosku na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl.
Tu mamy dobrą informację. Zgodnie z regulacjami ustawy o Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, jeśli wypełnimy zgłoszenie CEIDG-1. wówczas możemy je potraktować także jako zgłoszenie do ZUSu, KRUSu, skarbówki czy Urzędu Statystycznego. A zatem lista formalności na początek nie jest zbyt długa i większość spraw, przynajmniej tych na linii przedsiębiorstwo-państwo jesteśmy w stanie załatwić jednym formularzem.
Nie ma takiej konieczności, by korygować faktury wystawione przed zmianą nazwy prowadzonej przez nas działalności. Kluczowe bowiem są takie dane na fakturze jak numer NIP. Cała reszta jest jedynie „dodatkiem” z punktu widzenia prawa. Nie może być jednak takiej sytuacji, kiedy po zmianie nazwy, nadal na dokumentach sprzedaży będzie widniała stara nazwa. Jeśli przez pomyłkę wystawiliśmy taką fakturę powinniśmy ją skorygować.
Zmiana nazwy firmy nie powoduje konieczności aneksowania zawartych wcześniej umów o pracę. Zachowują one swoją ważność. Wystarczy jedynie poinformować swoich podwładnych o tym, że będą pracowali w przedsiębiorstwie o zmienionej nazwie. Nic więcej.
Co prawda zmiana nazwy firmy nie wymusza konieczności podpisywania aneksów umów ze wszystkimi kontrahentami. Zapewne byłoby to trochę karkołomnym wyzwaniem. Niemniej powinniśmy skutecznie poinformować ich o zmianach. Dotyczy to zarówno naszych partnerów biznesowych, jak również dostawców usług np. firmę telekomunikacyjną, czy dostawcę rozwiązań IT. W przeważającej części przypadków, zwykła informacja przesłana do takich podmiotów powinna w tym wypadku wystarczyć.
Często czytając o rebrandingu wielkich firm, dowiadujemy się o astronomicznych kosztach takiego przedsięwzięcia. Rzeczywiście, im większa firma, tym więcej kosztów związanych chociażby z identyfikacją wizualną, materiałami marketingowymi etc. W praktyce jednak, w przypadku małych JDG zmiana nazwy firmy ogranicza się do kosztów wymiany wizytówek, folderów, czy strony internetowej.
Jeśli zmiana nazwy firmy wiąże się np. ze zmianą adresu strony www oraz e-mail, koniecznie utrzymajmy przez jakiś czas stare. Można zastosować np. przekierowanie z informacją, że np. „od dnia 1.07.2021 nastąpiła zmiana nazwy naszej firmy z X na Y”. To ważne, by nie odcinać się od starej nazwy oraz adresów internetowych. Nigdy nie wiemy, czy potencjalny klient, którego poznaliśmy jakiś czas temu nie dysponuje starymi materiałami np. naszą wizytówką.
