Miękka windykacja to pierwszy krok do odzyskania należności. Bierzemy sprawy w swoje ręce i… liczymy na pozytywny dla nas obrót spraw.
Każdy przedsiębiorca wie, jak katastrofalne skutki mogą wiązać się z zatorami płatniczymi. Szczególnie w przypadku dużych zleceń, które kosztowały nas dużo pracy i energii. Fiskus, czy ZUS nie będzie słuchał naszych tłumaczeń, że trafiliśmy na nierzetelnego kontrahenta. Musimy działać sami. Jak napisać wezwanie do zapłaty? Co zrobić, aby było ono skuteczne? Z takimi pytaniami przychodzi wielu przedsiębiorców do swoich prawników. My postaramy się krótko i rzeczowo wyjaśnić taką operację.
Powiedzmy sobie jasno. Wezwania do zapłaty nie wysyła się pierwszego dnia spóźnienia z przelewem. Choć znamy i takich przedsiębiorców. Poczekajmy chwilę. Ważna jest reakcja dłużnika. Być może wyjaśni, że potrzebuje dwóch, trzech, czterech dni i „ogarnie” kłopotliwy temat.
Są firmy, które przyjęły jasne procedury dla miękkiej windykacji i na przykład wysyłają wezwanie do zapłaty po 10 lub 14 dniach spóźnienia z opłatą. To konieczne w przypadku dużych firm, np. telekomunikacyjnych, które w swoim portfelu mają pewną grupę klientów, którzy mają w nosie terminowe opłacanie faktur.
CZYTAJ TAKŻE: Komornik to dla nich nie problem. Zobacz jak Polacy unikają komornika?
Są jednak i takie firmy, które z wezwaniami do zapłaty przesadzają. Jeden z naszych czytelników opowiadał nam, że jego lokalny dostawca internetu, ustawił komunikat zatytułowany „wezwanie do zapłaty”, który pojawiał się na ekranie wszystkich urządzeń podpiętych do sieci… dokładnie w dniu upłynięcia terminu faktury. Czasem zdarzało się, że taka adnotacja pojawiała się na ekranie komputera podpiętego pod tą sieć dzień wcześniej (!) Wygląda to bardziej komicznie niż groźnie. Bądźmy poważni. Takich rzeczy się nie robi.
Innym przykładem nieprofesjonalnej miękkiej windykacji jest telefon w dniu upływu terminu zapłaty z pięknym polskim zapytaniem „gdzie, moje pieniądze są? Się pytam”. Sytuacja mocno memiczna, idealna do zbioru obrazkowych historyjek z Januszem Nosaczem. Chcecie być profesjonalistami? Nie idźcie tą drogą.
Jak napisać wezwanie do zapłaty, aby było skuteczne, stanowcze i profesjonalne? Wystarczy zastosować kilka, naprawdę prostych zasad.
Po pierwsze, zapomnijcie o szukaniu jednego, generalnego wzoru takiego pisma. Spróbujcie stworzyć go sami według poniższych wskazań. Każde wezwanie do zapłaty musi zawierać kilka podstawowych elementów:
1. Data oraz miejsce sporządzenia wezwania do zapłaty, np. Koluszki, 19.11.2021 r.
2. Dane wierzyciela, czyli to wszystko, co masz na pieczęci firmowej (jeśli używasz).
3. Dane dłużnika – znajdziesz je na umowie z kontrahentem lub wystawionej mu fakturze.
4. Stosunek prawny. Tu przypominamy naszemu dłużnikowi, że podpisał umowę i otrzymał towar. lub usługę. Może to być także wskazanie numeru nieopłaconej faktury (najczęściej).
5. Kwota długu – w tym miejscu przypominamy, na jaką kwotę umówiliśmy się z dłużnikiem
6. Termin spłaty długu – ten punkt zależy od Ciebie. Nie przesadzaj jednak z wpisem – „do jutra, przed południem”.
7. Numer rachunku bankowego – może kontrahent zgubił?
8. Nasz podpis. Poprzedzenie go zdaniem „z wyrazami szacunku” nie jest w tym wypadku wymagane. My to rozumiemy.
To jest twoje wezwanie, więc wpisz, co uważasz za stosowne. Co do zasady, praktykuje się adnotację z terminem siedmio- lub czternastodniowym. Jeśli jest to jednak uzasadnione, można wpisać 3 dni. Szczególnie, jeśli zaległość ma związek z usługą świadczoną nieprzerwanie.
Odpowiadając na pytanie: jak napisać wezwanie do zapłaty, skupiliśmy się na ośmiu punktach, które muszą się na nim znaleźć. Zgodnie jednak z powiedzeniem, że papier jest cierpliwy i przyjmie wszystko, warto sięgnąć po metody stricte windykacyjne.
Takim elementem jest np. informacja o tym, że w przypadku braku przelewu w określonym terminie zaprzestaniemy dalszych dostaw produktów lub świadczenia usług (patrz firmy telekomunikacyjne). Na tym etapie można też poinformować o wstąpieniu na drogę sądową. Przypomnijmy przy tej okazji, kto jest w takim przypadku obciążony kosztami sądowymi. Oczywiście, że dłużnik. Niech wie, żeby nie było, że nie ostrzegaliśmy.
Kolejnym sposobem jest przypomnienie o tym, że istnieją takie instytucje, jak firmy windykacyjne, giełdy długów, czy biura informacji gospodarczej. Taka adnotacja zawsze robi wrażenie.
