Obecnie, nawet niewielkie, lokalne firmy telekomunikacyjne są w stanie zapewnić nam internet światłowodowy z prędkościami sięgającymi np. 1 Gb/s. Sprzedawcom tego typu usług łatwo jest nas przekonać, że potrzebujemy w firmie szybkiego i stabilnego łącza. I choć do drugiego przymiotnika, nikt nie ma wątpliwości, o tyle ten pierwszy parametr, czyli prędkość to element, za który często przepłacamy.
Przykład? Wyobraźmy sobie niewielką firmę usługową lub handlową, która używa internetu jedynie do odbierania i wysyłania maili oraz komunikacji z klientami za pośrednictwem mediów społecznościowych i popularnych komunikatorów. Na dobrą sprawę, dla takiej działalności prędkość 100 lub 200 Mb/s będzie całkowicie wystarczająca. Nawet w branży e-commerce polegającej na odbieraniu zamówień od klientów, dokonywaniu i przyjmowaniu płatności ultraszybki internet nie jest konieczny.
Są osoby, które w domu używają najszybszego możliwego łącza, choćby ze względu na serwisy VOD, gry, czy streaming, a do firmy (jeśli rzeczywiście nie potrzebują) biorą internet o prędkości znacznie mniejszej. W ten sposób można zaoszczędzić w zależności od pakietu nawet kilkadziesiąt złotych każdego miesiąca, kierując się zasadą – płacę tylko za to, za co potrzebuję.
W ciągu ostatniej dekady ceny usług telefonii mobilnej zdecydowanie spadły – może nie w wartościach bezwzględnych, ale z pewnością jeśli uwzględnimy to, co w nich posiadamy.
Darmowe rozmowy no limit, wiadomości sms i mms to już standard nawet w najtańszych taryfach, więc tym obszarem nie powinniśmy się zupełnie przejmować. Daje to ogromny komfort korzystania z połączeń głosowych bez ograniczeń. Są jednak obszary, w których przepłacamy i to sporo…
Wyobraźmy sobie taką sytuację. Pracownik spędza cały czas w biurze, w którym posiada stabilne i szybki WiFi. Nie jeździ w delegacje, lub robi to sporadycznie. Po godzinach pracy praktycznie nie używa telefonu komórkowego. Pytanie pierwsze. Do czego mu potrzebne 20GB danych w telefonie komórkowym, za które niemało płacimy + kilknaście-kilkadziesiąt złotych do rachunku? Pytanie drugie – jeśli wykorzystuje cały pakiet, czy robi to w celach służbowych? Nie chodzi tu już nawet o kontrolę, ale na racjonalne spojrzenie na to, na co wydajemy firmowe pieniądze.
No, chyba, że traktujemy taki pakiet jako dodatkowy bonus pozapłacowy, który pracownik może wykorzystać po godzinach. Tylko czy rzeczywiście ma to sens, jeśli posiada też prywatny telefon? Czasem „rozdmuchane” pakiety „ze wszystkim” są pewnym rozwiązaniem w przypadku pracowników, co do których godzimy się na prywatne wykorzystywanie służbowego telefonu. Warto jednak i w takim przypadku skroić ofertę pod daną osobę. Przepłacanie za pakiet „full opcja” często jest tylko sztuką dla sztuki.
Czasem, abonament bywa droższy ze względu na usługi z których… nigdy nie skorzystamy. Przykładem mogą być „darmowe” minuty w roamingu np. na terenie Unii Europejskiej. To bardzo praktyczne rozwiązanie, pod warunkiem, że w ogóle wyjeżdżamy poza granice RP. Jeśli nasz pracownik nie ma takich delegacji, to kolejny przykład wyrzucania pieniędzy w błoto, tym bardziej jeśli każdego miesiąca płacimy abonament droższy np. o kilkanaście czy kilkadziesiąt złotych.
Spójrzmy też, czy w abonamencie nie dopłacamy za darmowe rozmowy za granicę. Jeśli nasz pracownik nie obsługuje zagranicznych klientów, ba, nawet nie jest zbyt biegły w rozmowach w obcym języku, to kolejna zupełnie niepotrzebna pozycja w comiesięcznych kosztach. Pakiet minut połączeń międzynarodowych z pewnością przyda się w dziale eksportu, jednak pracownik zajmujący się wyłącznie obsługą klientów krajowych takiej opcji nie potrzebuje.
Mogłoby się wydawać, że w czasach, w których większość ofert jest skadrowana do opcji „no limit”, znane jeszcze kilka lat temu weryfikacje billingów nie są konieczne. Warto jednak sprawdzić np. opcje rozmów zagranicznych, w przypadku osób, które posiadają telefon służbowy jedynie do spraw związanych z obowiązkami zawodowymi.
Połączenia zaczynające się na +44, szczególnie w godzinach popołudniowych i wieczornych, sugerują, że nasz pracownik używa firmowego numeru do połączeń z rodziną w Anglii. Warto od razu wyjaśnić taką sytuację oraz jeszcze raz przedstawić wykładnię wewnętrznych przepisów normujących korzystanie z telefonu służbowego.
To samo dotyczy ruchu w danych po godzinach pracy. Na niewielki ruch można przymknąć oko, jednak setki MB, czy pojedyncze GB, które ulatniają się po godzinach pracy, mogą oznaczać, że to pracownik optymalizuje swoje prywatne koszty. Kosztem firmy. Chyba że, o czym już pisaliśmy, porozumieliśmy się z pracownikiem na temat pozafirmowego korzystania z telefonu.
Pułapką, może być także powiązanie aplikacji mobilnych i kosztów z nimi związanych z rachunkiem telefonicznym. W takim przypadku do comiesięcznych kosztów mogą zostać doliczone te, związane np. z zakupami w aplikacji. To bardzo niebezpieczne, np. w sytuacji, w której do telefonu taty czy mamy „dorwie się” dziecko, instalując płatne gry. Oczywiście takie koszty powinien ponieść pracownik, jednak czasem wyjaśnienie sytuacji zajmuje sporo czasu i energii.
Zupełnie inną rzeczą jest właściwy wybór telefonu dla pracownika. Nie w każdym przypadku musi być to flagowiec, za którego miesięczna rata przekracza 100 zł. Zdarzają się przypadki, że pracownicy chętnie sami partycypują w kosztach zakupu droższego urządzenia, np. z opcją dual sim, do którego można włożyć także prywatną kartę SIM. To dobre i praktyczne rozwiązanie, jednak wymagające dodatkowej umowy np. co do tego, co stanie się telefonem po zakończeniu umowy. Czy przejdzie całkowicie na własność pracownika? Czy wprowadzona zostanie opcja wykupu? Dobrze to wcześniej określić. Trzeba przy tym pamiętać o kilku pułapkach związanych z RODO.
Kilka miesięcy temu w Magazynie Firma przedstawiliśmy listę tanich i bardzo praktycznych telefonów dla pracowników fizycznych. Artykuł można przeczytać tutaj. Mimo upływu czasu, wiele propozycji w nim zawartych jest cały czas aktualnych.
Dobrze także pamiętać o kilku zasadach związanych z przygotowaniem telefonu służbowego dla pracownika.
