Zaskakuje mnie, że u części młodych przedsiębiorców pokutuje przekonanie o tym, że jedną z zalet prowadzenia firmy jest możliwość odliczania wydatków, co powoduje, że płaci się niższe podatki. Taka postawa szczególnie często zauważalna jest u tych osób, które po latach pracy na etacie, zdecydowały się przejść na tzw. samozatrudnienie, czyli założyły jednoosobową działalność gospodarczą i świadczą usługi dla byłego pracodawcy lub dla kilku firm jednocześnie.
Kusi możliwość skorzystania z leasingu na samochód czy sprzęt komputerowy, mami odliczanie wydatków na Internet czy telefon. Co niektórzy decydują się na zakup garnituru, czy ogromnej ilości materiałów biurowych. Jednak magia „wrzucania” w koszty może sprowadzić na przedsiębiorcę sporo kłopotów.
Koszty firmowe
O co chodzi z tym „wrzucaniem w koszty”? Każdy przedsiębiorca prowadząc firmę ponosi przeróżne wydatki. Musi kupić materiały by wytworzyć z nich ostateczny produkt, paliwo do samochodu, którym te produkty dowiezie do klienta ostatecznego, a także wynająć biuro jeśli jest to niezbędne w jego działalności. Część przedsiębiorców potrzebuje tylko telefonu i komputera. Niezależnie jednak od tego jak duża jest firma, to ponoszenie wydatków w związku z prowadzonym biznesem jest nieodłączne. Każda kwota wydatku zmniejsza zysk, czyli dochód, a co za tym idzie podatek do zapłaty. I właśnie możliwość zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów sprawia, że przedsiębiorca może zapłacić niższy podatek, w porównaniu na przykład do pracownika etatowego, który uzyskał taki sam przychód ale nie może odliczyć kosztów, które poniósł. Z drugiej strony pracownik etatowy wykorzystuje sprzęt i majątek należący do przedsiębiorcy, który go zatrudnia. Nie musi go więc kupować. W związku z tym nie ma możliwości skorzystania z odliczenia podatków w tak szerokim zakresie.
No to co można wrzucić w koszty?
Żeby dany wydatek mógł być wliczony w koszty, musi on mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mówiąc inaczej, bez poniesienia takiego wydatku firma nie może prawidłowo funkcjonować. Trzeba pamiętać, by wydatek prawidłowo udokumentować (np. fakturą). Mało tego. Przepisy określają listę wydatków, których z definicji nie można wliczyć w koszty. Taki katalog znajdziesz w art.23 ust.1 ustawy o podatku dochodowych. Katalog ten jest zamknięty. Mówiąc wprost. Jeśli wydatku nie ma na tej liście, to jest szansa, że będzie można go odliczyć.
Koszty w firmie
Przechodząc do konkretów, bez wątpienia kosztem prowadzenia działalności może być wydatek poniesiony na rozmowy telefoniczne, związany z korzystaniem z Internetu czy biura. Dyskusyjne będzie jednak odliczanie np. ubrań. Jeśli przedsiębiorca kupi sobie garnitur bo jako prawnik czy specjalista w danej dziedzinie musi elegancko się ubrać, to niestety ale takiego stroju nie odliczy od podatku. Wszystko dlatego, że garnitur może być wykorzystany również w celach prywatnych, czyli nie związanych z działalnością gospodarczą. Żeby odliczyć ubranie od podatku, musi ono być pozbawione cech, które umożliwiają korzystanie z niego prywatnie. Trzeba więc będzie je „udekorować” np. logotypem. I to na stałe.
Czego nie można wrzucić w koszty?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera spis kosztów, które nie mogą w żadnym wypadku być kosztami uzyskania przychodu w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów – katalog ten jest zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy. I tak, nie można odliczyć kosztów mandatów, czy innych wierzytelności.
Kontrola urzędu skarbowego
Jak więc sprawdzić, czy dany wydatek można wliczyć w koszty? Przede wszystkim musi on być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co ważne, to ty, jako przedsiębiorca masz obowiązek udowodnić, że dany wydatek musiałeś ponieść. W przypadku kontroli, urzędnicy sprawdzą, czy konkretny koszt został poprawnie udokumentowany (np. czy faktura została wystawiona zgodnie z zasadami), a to ty będziesz musiał przekonać kontrolerów, że dany wydatek faktycznie jest związany z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Wszystko dlatego, że to ty najlepiej znasz jej specyfikę. Jeśli jednak nie jesteś pewien, czy konkretny wydatek możesz wliczyć w koszty, warto postarać się o indywidualną interpretację podatkową. Piszemy o niej tutaj składając wniosek o taką interpretację, bardzo dokładnie opisz, jak wygląda twój biznes i w jakich okolicznościach konkretny wydatek ponosisz. To wszystko pomoże specjalistom wydać odpowiednią decyzję. Możesz się na nią powołać podczas kontroli podatkowej.
Odpowiedzialność księgowego
Warto pamiętać też, że jako przedsiębiorca to ty odpowiadasz w pełni za rozliczenia księgowe. Nawet jeśli korzystasz z biura rachunkowego, to i tak odpowiedzialność jest po twojej stronie. I choć księgowi mają ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej to nie da się z niego łatwo skorzystać. Najprościej rzecz ujmując, jeśli otrzymasz karę za błąd w rozliczeniach, będziesz musiał wystąpić z wnioskiem do sądu o zwrot kosztów przez księgowego, a te pokryje ubezpieczyciel dopiero po rozstrzygnięciu sprawy. I właśnie dlatego warto samodzielnie poprowadzić sobie rachunki i mieć świadomość tego w jaki sposób prowadzimy własną firmę (nawet jeśli wspiera Cię w tym biuro rachunkowe). Choćby po to by orientować się w niuansach księgowości.
Materiał przygotowany we współpracy z 360 Księgowość
