To podatnik zobowiązany jest do poinformowania US, że jego księgi rachunkowe prowadzone są przez kogoś innego niż on sam. W ciągu tygodnia od zawarcia umowy z biurem rachunkowym właściciel działalności musi o tym powiadomić naczelnika lokalnego urzędu skarbowego, podając wszelkie dane swojego księgowego.
Sam fakt powierzenia prowadzenia swoich ksiąg osobie zewnętrznej nie zwalnia wcale z obowiązku pilnowania terminów i dbania o właściwe księgowanie swojej działalności. Do typowych błędów tego rodzaju należy zawyżanie zwrotów z tytułu podatku VAT. Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe należące do swoich klientów. Nawet w przypadku podpisania umowy, nie można w niej zmienić tej odpowiedzialności. Wobec fiskusa podstawową osobą odpowiedzialną jest sam podatnik. Spłat zaległości z tytułu podatkowego nie można bowiem dochodzić od księgowego. To podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada za nią całym swoim majątkiem i to właśnie z niego ściągana będzie należność.
CZYTAJ RÓWNIEŻ: Dostałeś dofinansowanie do cen energii? Teraz zapłać podatek
Błędem jest jednak myślenie, że biuro księgowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za swoją nierzetelność. Osoba, która zleciła pracę polegającą na prowadzeniu działalności, ma prawo do domagania się odszkodowania, jeżeli na skutek braku staranności pojawią się jakieś wady. Roszczenie takie ma umocowanie w Kodeksie Cywilnym, dokładnie w artykule 471 dotyczącym odpowiedzialności kontraktowej. Zgodnie z jego zapisami, osoba winna zaniedbań zobowiązana jest do naprawy szkody wynikającej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, jeżeli okoliczności wskazują, że dłużnik nie ponosi za nie odpowiedzialności.
Przedsiębiorca, jeżeli chce uzyskać odszkodowanie, ma obowiązek wskazania, jakiego typu obowiązki wzięło na siebie biuro rachunkowe, a także przedstawić popełnione błędu. Między błędami, a faktycznie poniesionymi stratami musi istnieć bezpośredni związek. Dlatego tak ważna jest treść podpisanej umowy. Muszą się w niej znaleźć informacje dotyczące zakresu świadczonych usług, odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń, sposób potwierdzania przyjęcia dokumentów do księgowania.
Biuro rachunkowe powinno mieć także zawarte ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikające w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Minimalna suma gwarancyjna przy tego rodzaju ubezpieczeniu jest ściśle związana z faktycznie wykonywanymi przez biuro rachunkowe czynnościami, dlatego może być bardzo różna. Przed podpisaniem umowy z konkretnym biurem księgowym należy o to dopytać, ponieważ to kwestia mająca duże znaczenie dla interesów podatnika. Jeżeli biuro prowadzi jedynie doradztwo podatkowe, taka suma wynosi 5 tysięcy euro. Kwota wzrasta do 10 tysięcy euro, jeżeli działalność dotyczy wyłącznie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. 15 tysięcy euro to suma w przypadku czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i doradztwa podatkowego. To dobre zabezpieczenie dla przedsiębiorcy, ponieważ wówczas odszkodowanie jest łatwiej uzyskać z puli ubezpieczyciela.
