Z tego artykułu dowiesz się:

Siedziba firmy to jeden za ważniejszych wyborów dla przedsiębiorcy. Jeśli zastanawiasz się jaki adres jednoosobowej działalności gospodarczej wybrać? Czy firma w domu to dobra decyzja? Czy wirtualne biuro do rejestracji jest ok?

Osoba, która zakłada działalność gospodarczą w Polsce musi spełnić kilka formalności. Jednym z ważnych elementów jest siedziba firmy. Siedziba firmy powinna być określona w momencie rejestracji działalności gospodarczej. Oczywiście jeśli usługi, które świadczy przedsiębiorca są usługami mobilnymi, są wykonywane u klientów, z siedzibą w innych miastach, to może to nastręczać problemów w oznaczeniu adresu siedziby. Weźmy na przykład agentów ubezpieczeniowych, czy przedstawicieli handlowych. Skoro realizują usługi u klienta, to gdzie jest ich siedziba?

Siedziba firmy a miejsce wykonywania działalności gospodarczej

Tutaj trzeba wyraźnie rozróżnić dwa ważne pojęcia. Siedziba firmy to formalne oznaczenie, które decyduje na przykład o tym, w którym urzędzie skarbowym będziemy się rozliczali. I właśnie dlatego często osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą wybiera miejsce zamieszkania jako siedzibę firmy. Jeśli działalność gospodarcza będzie prowadzona w kilku miejscach, to wpisuje się to w odpowiednim miejscu we wniosku CEiDG. Jeśli więc siedziba firmy to nasze mieszkanie, to wtedy rozliczamy się z urzędem skarbowym czy ZUSem właściwym dla siedziby firmy, czyli zamieszkania. Adres siedziby będziemy też podawali na fakturach i wszystkich innych dokumentach rozliczeniowych.

Mobilne usługi - jak adres siedziby

W przypadku, gdy jednoosobowy przedsiębiorca nie prowadzi biznesu w stałym miejscu, a tylko świadczy usługi u klientów to we wniosku o wpis do CEIDG wpisuje się „rak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Ważnym jednak elementem jest adres do doręczeń. Chodzi o to, by było wiadomo gdzie przesyłać urzędową korespondencję. Dodatkowym obowiązkiem jest też wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji księgowej – może być inne niż adres siedziby firmy czy miejsce realizowania działań biznesowych. Dlaczego? Dokumentacja księgowa może znajdować się np. w biurze rachunkowym.

Jaki adres wskazać na fakturach i rachunkach?

Jeśli więc przedsiębiorca ma kilka miejsc wykonywania działalności to na rachunkach określamy siedzibę. Adres siedziby działalności gospodarczej podatnika na fakturach musi być zgodny z adresem rejestracyjnym w CEIDG. Inaczej mówiąc siedziba to określenie miejsca formalnej rejestracji firmy. Używa się go do kontaktów z urzędami. Miejsce prowadzenia działalności nie musi być tożsame z siedzibą. Jeśli zdecydujemy się określić miejsce wykonywania działalności to trzeba to zrobić dokładnie. Na pewno będzie to adres, numer budynku i mieszkania. Jeśli działalność prowadzona jest w nietypowym miejscu (np. przejście podziemne, pawilon handlowy) to takie miejsce musi być bardzo dokładnie określone.

Działalność gospodarcza w miejscu zamieszkan

jeśli działalność gospodarcza prowadzona jest w miejscu zamieszkania i będzie siedzibą firmy, pamiętaj o tym, że adres ten będzie ogólnodostępny. Wtedy wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie wtedy, gdy posiadany lokal – jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie – służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobom.

Gdy określone pomieszczenie jest wykorzystywane na cele prywatne, a dodatkowo użytkowane w działalności gospodarczej, trzeba określić jaka jego część faktycznie służy prowadzonej działalności gospodarczej. Wtedy rozlicza się wydatki w określonej propocji

Tytuł prawny do siedziby

Niezależnie od tego czy konkretne miejsce będzie siedzibą firmy, czy miejscem prowadzenia działalności, to jako przedsiębiorca zawsze musisz posiadać tytuł prawny do tego miejsca (lokalu), które jest zgłaszane do CEiDG. Tytuł prawny to:

  • prawo własności (współwłasności) nieruchomości lub lokalu mieszkalnego
  • prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków
  • spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
  • dzierżawa
  • najem
  • użyczenie.

Tytuł prawny musi być potwierdzony formalnie. I tak potwierdzenie tytułu prawnego to

  • umowa sprzedaży (w formie aktu notarialnego)
  • wypis z księgi wieczystej
  • akt własności ziemi
  • decyzja administracyjna
  • umowa w formie pisemnej: dzierżawy, najmu lub użyczenia.
Nie trzeba go mieć zawsze przy sobie ale urzędnik rejestrujący firmę ma prawo poprosić o niego. Jeśli takiego dokumentu nie dostarczysz w określonym czasie, to możesz być wykreślony z rejestru przedsiębiorców. W przypadku wynajmowania lokalu konieczna będzie zgoda właściciela na prowadzenie w nim działalności gospodarczej. Gdy nie jesteś w stanie wykazać prawa do lokalu, w którym chcesz mieć siedzibę firmy i prowadzić biznes możesz mieć problem z rejestracją do VAT. Mało tego. W tym momencie możesz mieć też problem z rozliczeniem wydatków na lokal

Nieodpłatne udostępnienie lokalu

Możliwe jest skorzystanie z lokalu, który otrzymujesz w użytkowanie bez opłat. Nie trudno wyobrazić sobie, że ktoś z rodziny pozwala korzystać z garażu, pokoju lub całego lokalu byś mógł w nim prowadzić działalność gospodarczą. Jeśli taką życzliwość wypełnia członek rodziny, nie wymaga to żadnych dodatkowych obowiązków. Jeśli nieodpłatnie lokal przekazywany jest przez osobę, która nie jest spokrewniona, to taka korzyść uznawana jest za przychód z działalności gospodarczej. Trzeba wtedy oszacować wysokość tej korzyści i zapłacić od tego podatek.

Brak stałego miejsca wykonywania działalności a PIT

Jeśli firma nie ma stałego miejsca zamieszkania lub siedziby, to do celów podatkowych zawsze będzie przyjęty adres zamieszkania przedsiębiorcy.

Zmiana adresu w CEIDG

Jeśli zmieniasz adres siedziby lub miejsce wykonywania działalności, trzeba taką zmianę zgłosić. A taka zmiana jest bezpłatna.

Wirtualne biuro

Część przedsiębiorców wybiera na siedzibę firmy wirtualne biuro. Wirtualne biuro to usługa "wypożyczenia" adresu do prowadzenia firmy lub zgłoszenia siedziby. Z takiej możliwości korzystają np. przedsiębiorcy prowadzący działalność mobilną, którzy nie chcą korzystać z adresu prywatnego.

Prenumerata i newsletter “Magazynu Firma”

Aby otrzymać bezpłatną prenumeratę e-wydania “Magazynu Firma”, dopisz się do naszej listy mailingowej

To Cię zainteresuje

11 06 25

„Zamykam firmę po 11 latach” – dramat mikroprzedsiębiorców przez nowe ceny energii i leasingów

Rosnące koszty energii, leasingów i składek ZUS zmuszają tysiące mikroprzedsiębiorców do zamykania firm. Poznaj prawdziwe historie, dane i…

Kryzysy, które czekają MŚP w 2025 roku. I jak się przed nimi bronić

Z jednej strony rekordowa liczba nowo zakładanych firm, z drugiej – rosnąca fala zamknięć i zawieszeń działalności. Rok…

Jak założyć firmę w 2025 roku? Krok po kroku dla początkujących

Jak założyć firmę w 2025 roku? Praktyczny poradnik krok po kroku 1. Dlaczego warto założyć firmę w 2025…
jak zalozyc firme

Rozwiązania omnichannel w e-commerce. Jak zintegrować różne kanały komunikacji?

Coraz więcej klientów oczekuje, że będą mogli kontaktować się z firmą w wygodny dla siebie sposób – przez…
01 04 25

Biznes alkoholowy w sklepie spożywczym – jak zacząć? Analiza rynku, przepisy i porady

Biznes alkoholowy w Polsce. Jak wygląda rynek alkoholowy w Polsce? Biznes alkoholowy to nie lada wyzwanie ale rozpoczęcie…
branża alkoholowa
31 03 25

Ponad 65% MŚP w Polsce nie wie, czym jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane. Z badania Edisonda przeprowadzonego na…
jak zalozyc firme

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier