Osoba, która zakłada działalność gospodarczą w Polsce musi spełnić kilka formalności. Jednym z ważnych elementów jest siedziba firmy. Siedziba firmy powinna być określona w momencie rejestracji działalności gospodarczej. Oczywiście jeśli usługi, które świadczy przedsiębiorca są usługami mobilnymi, są wykonywane u klientów, z siedzibą w innych miastach, to może to nastręczać problemów w oznaczeniu adresu siedziby. Weźmy na przykład agentów ubezpieczeniowych, czy przedstawicieli handlowych. Skoro realizują usługi u klienta, to gdzie jest ich siedziba?
Jeśli więc przedsiębiorca ma kilka miejsc wykonywania działalności to na rachunkach określamy siedzibę. Adres siedziby działalności gospodarczej podatnika na fakturach musi być zgodny z adresem rejestracyjnym w CEIDG. Inaczej mówiąc siedziba to określenie miejsca formalnej rejestracji firmy. Używa się go do kontaktów z urzędami. Miejsce prowadzenia działalności nie musi być tożsame z siedzibą. Jeśli zdecydujemy się określić miejsce wykonywania działalności to trzeba to zrobić dokładnie. Na pewno będzie to adres, numer budynku i mieszkania. Jeśli działalność prowadzona jest w nietypowym miejscu (np. przejście podziemne, pawilon handlowy) to takie miejsce musi być bardzo dokładnie określone.
jeśli działalność gospodarcza prowadzona jest w miejscu zamieszkania i będzie siedzibą firmy, pamiętaj o tym, że adres ten będzie ogólnodostępny. Wtedy wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie wtedy, gdy posiadany lokal – jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie – służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobom.
Gdy określone pomieszczenie jest wykorzystywane na cele prywatne, a dodatkowo użytkowane w działalności gospodarczej, trzeba określić jaka jego część faktycznie służy prowadzonej działalności gospodarczej. Wtedy rozlicza się wydatki w określonej propocji
Niezależnie od tego czy konkretne miejsce będzie siedzibą firmy, czy miejscem prowadzenia działalności, to jako przedsiębiorca zawsze musisz posiadać tytuł prawny do tego miejsca (lokalu), które jest zgłaszane do CEiDG. Tytuł prawny to:
Tytuł prawny musi być potwierdzony formalnie. I tak potwierdzenie tytułu prawnego to
Możliwe jest skorzystanie z lokalu, który otrzymujesz w użytkowanie bez opłat. Nie trudno wyobrazić sobie, że ktoś z rodziny pozwala korzystać z garażu, pokoju lub całego lokalu byś mógł w nim prowadzić działalność gospodarczą. Jeśli taką życzliwość wypełnia członek rodziny, nie wymaga to żadnych dodatkowych obowiązków. Jeśli nieodpłatnie lokal przekazywany jest przez osobę, która nie jest spokrewniona, to taka korzyść uznawana jest za przychód z działalności gospodarczej. Trzeba wtedy oszacować wysokość tej korzyści i zapłacić od tego podatek.
Jeśli firma nie ma stałego miejsca zamieszkania lub siedziby, to do celów podatkowych zawsze będzie przyjęty adres zamieszkania przedsiębiorcy.
Jeśli zmieniasz adres siedziby lub miejsce wykonywania działalności, trzeba taką zmianę zgłosić. A taka zmiana jest bezpłatna.
Część przedsiębiorców wybiera na siedzibę firmy wirtualne biuro. Wirtualne biuro to usługa "wypożyczenia" adresu do prowadzenia firmy lub zgłoszenia siedziby. Z takiej możliwości korzystają np. przedsiębiorcy prowadzący działalność mobilną, którzy nie chcą korzystać z adresu prywatnego.
