Już w 2023 przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja związana z systemem e-faktur. Ministerstwo Finansów prowadzi pilotaż Krajowego Systemu e-Faktur od początku tego roku i na razie korzystanie z systemu jest dobrowolne. Od przyszłego roku będzie jednak obowiązkowe.
Nowy standard fakturowy stawia przed firmami wiele wyzwań, głównie technologicznych, którym sprostanie może okazać się bardzo opłacalne. Jak wynika z wewnętrznych danych WEBCON, przejście na elektroniczne fakturowanie w firmie, w której przez dział księgowości przechodzi średnio 100 faktur dziennie, oznacza oszczędność nawet 2 tysięcy godzin rocznie, czyli jednego etatu.
1 stycznia 2022 roku Polska dołączyła do grona zaledwie kilku krajów europejskich, w których stosuje się tzw. faktury ustrukturyzowane. Na razie dobrowolnie. Jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w przyszłym roku (prawdopodobnie w II kwartale) korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociągnie za sobą kluczową zmianę – od tego momentu każdy przedsiębiorca działający na terenie Polski będzie musiał korzystać z nowego rodzaju dokumentów, tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). e-Faktura zgodnie z definicją zawartą w znowelizowanej ustawie o VAT, jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, posiadającą numer identyfikujący ją w systemie.
- Nasze doświadczenie pokazuje, że wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów cieszą się na polskim rynku rosnącym zainteresowaniem. Faktury to niezmiennie jeden z najchętniej i najczęściej digitzalizowanych typów dokumentów. Dzięki KSeF wprowadzony zostanie powszechny standard zapisu faktur, a to umożliwia w pełni elektroniczne przesyłanie ich między firmami i otwiera drogę do pełniejszej automatyzacji procesu rejestracji i obsługi tych dokumentów. Z naszych szacunków wynika, że w firmach, które właściwie wykorzystają uruchomienie KSeF, koszty obsługi faktur spadną wielokrotnie – mówi Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON.
CZYTAJ TAKŻE: E-faktury w Polsce obowiązkowo od 2023. Jak działają w innych krajach?
Zyski nie tylko finansowe
Po pierwsze, cyfryzacja faktur to oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur w standardzie KSeF daje pewność, że trafią one do odbiorcy – i to szybciej niż dotychczas, co pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotu między przedsiębiorcami oraz na rozliczenia. Wprowadzenie jednego wzoru oznacza z kolei, że możliwa staje się pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur w systemach informatycznych odbiorcy. W praktyce, dzięki KSeF wprowadzenie kompletnego rozwiązania elektronicznego obiegu faktur do firmy będzie prostsze, a to przełoży się na kolejne korzyści.
Realną oszczędność przejścia z papierowych faktur na elektroniczne pokazuje wdrożenie przez WEBCON elektronicznego obiegu dokumentów, w tym faktur, w PURO Hotels, sieci siedmu nowoczesnych obiektów hotelowych w Polsce. W skali roku, przez działy księgowości firmy przechodzi średnio 42 tysiące faktur. – Z szacunków wynika, że wdrożenie cyfrowego obiegu faktur pozwoliło wygenerować oszczędności na poziomie ponad 2 tysięcy godzin w skali roku. To w praktyce oszczędność jednego pełnego etatu – mówi Łukasz Wróbel z WEBCON.
Po drugie, korzyści z tytułu VAT. Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur zyskają możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Użytkownik systemu, spełniając określone przez Ministerstwo Finansów warunki, może otrzymać zwrot o 1/3 szybciej niż dotychczas – w ciągu 40, a nie 60 dni.
Po pierwsze, skomplikowana struktura formularza. Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. To przyszłościowe podejście ma jednak jedną wadę – formularz przygotowany na każdą ewentualność zawiera aż kilkaset pól. W związku z tak rozbudowaną strukturą jego poprawne wypełnienie może początkowo zabrać dużo więcej czasu niż wystawienie tradycyjnej faktury.
Po drugie, edukacja pracowników. KSeF w przyszłości ma maksymalnie uprościć proces fakturowania. Jednak jak każda zmiana prawno-podatkowa i ta wiąże się z nowymi informacjami, procesami, konsekwencjami. Niezbędne zatem jest odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego sposobu fakturowania i narzędzi służących w firmie do tego procesu.
- KSeF jest tak naprawdę kolejnym źródłem, z którego faktury będą przychodzić do firmy lub będą musiały być tam wystawiane. Jeżeli firma korzysta z elastycznego systemu informatycznego, obsługa e-Faktur nie powinna stanowić wyzwania technologicznego. Obecnie, piłka leży po stronie Ministerstwa Finansów, aby dobrze przygotować Krajowy System e-Faktur i budować jego świadomość wśród polskich przedsiębiorców – mówi Łukasz Wróbel z WEBCON.
