4 min. czytania

Polskie firmy czeka fakturowa rewolucja. Oszczędność jednego etatu

e-faktura
Autor
Maciej Nowicki
Opublikowano
09 05 22
Z tego artykułu dowiesz się:

Już w 2023 przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja związana z systemem e-faktur. Ministerstwo Finansów prowadzi pilotaż Krajowego Systemu e-Faktur od początku tego roku i na razie korzystanie z systemu jest dobrowolne. Od przyszłego roku będzie jednak obowiązkowe.

Nowy standard fakturowy stawia przed firmami wiele wyzwań, głównie technologicznych, którym sprostanie może okazać się bardzo opłacalne. Jak wynika z wewnętrznych danych WEBCON, przejście na elektroniczne fakturowanie w firmie, w której przez dział księgowości przechodzi średnio 100 faktur dziennie, oznacza oszczędność nawet 2 tysięcy godzin rocznie, czyli jednego etatu.

System e-faktur. Faktura ustrukturyzowana. Co to jest?

1 stycznia 2022 roku Polska dołączyła do grona zaledwie kilku krajów europejskich, w których stosuje się tzw. faktury ustrukturyzowane. Na razie dobrowolnie. Jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w przyszłym roku (prawdopodobnie w II kwartale) korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociągnie za sobą kluczową zmianę – od tego momentu każdy przedsiębiorca działający na terenie Polski będzie musiał korzystać z nowego rodzaju dokumentów, tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). e-Faktura zgodnie z definicją zawartą w znowelizowanej ustawie o VAT, jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, posiadającą numer identyfikujący ją w systemie.

Krajowy System e-Faktur. Jak działa?

- Nasze doświadczenie pokazuje, że wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów cieszą się na polskim rynku rosnącym zainteresowaniem. Faktury to niezmiennie jeden z najchętniej i najczęściej digitzalizowanych typów dokumentów. Dzięki KSeF wprowadzony zostanie powszechny standard zapisu faktur, a to umożliwia w pełni elektroniczne przesyłanie ich między firmami i otwiera drogę do pełniejszej automatyzacji procesu rejestracji i obsługi tych dokumentów. Z naszych szacunków wynika, że w firmach, które właściwie wykorzystają uruchomienie KSeF, koszty obsługi faktur spadną wielokrotnie – mówi Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON.

CZYTAJ TAKŻE: E-faktury w Polsce obowiązkowo od 2023. Jak działają w innych krajach?

Zyski nie tylko finansowe

Po pierwsze, cyfryzacja faktur to oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur w standardzie KSeF daje pewność, że trafią one do odbiorcy – i to szybciej niż dotychczas, co pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotu między przedsiębiorcami oraz na rozliczenia. Wprowadzenie jednego wzoru oznacza z kolei, że możliwa staje się pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur w systemach informatycznych odbiorcy. W praktyce, dzięki KSeF wprowadzenie kompletnego rozwiązania elektronicznego obiegu faktur do firmy będzie prostsze, a to przełoży się na kolejne korzyści.

Oszczędności związane z e-fakturami

Realną oszczędność przejścia z papierowych faktur na elektroniczne pokazuje wdrożenie przez WEBCON elektronicznego obiegu dokumentów, w tym faktur, w PURO Hotels, sieci siedmu nowoczesnych obiektów hotelowych w Polsce. W skali roku, przez działy księgowości firmy przechodzi średnio 42 tysiące faktur. – Z szacunków wynika, że wdrożenie cyfrowego obiegu faktur pozwoliło wygenerować oszczędności na poziomie ponad 2 tysięcy godzin w skali roku. To w praktyce oszczędność jednego pełnego etatu – mówi Łukasz Wróbel z WEBCON.

Szybszy zwrot VAT

Po drugie, korzyści z tytułu VAT. Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur zyskają możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Użytkownik systemu, spełniając określone przez Ministerstwo Finansów warunki, może otrzymać zwrot o 1/3 szybciej niż dotychczas – w ciągu 40, a nie 60 dni.

Po trzecie, koniec z archiwizacją faktur. Każda faktura ustrukturyzowana będzie automatycznie archiwizowana w systemie i przechowywana w nim przez 10 lat. Dzięki temu wyeliminowane zostaną duplikaty, dokumenty nigdy nie ulegną zniszczeniu ani zgubieniu, co w przypadku faktur tradycyjnych, czasami się zdarza. Powinno to również doprowadzić do zniesienia obowiązku archiwizacji faktur przesyłanych w ramach KSeF przez samego przedsiębiorcę – a to oznacza kolejne oszczędności.

Skomplikowany formularz e-faktury

Po pierwsze, skomplikowana struktura formularza. Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. To przyszłościowe podejście ma jednak jedną wadę – formularz przygotowany na każdą ewentualność zawiera aż kilkaset pól. W związku z tak rozbudowaną strukturą jego poprawne wypełnienie może początkowo zabrać dużo więcej czasu niż wystawienie tradycyjnej faktury.

Po drugie, edukacja pracowników. KSeF w przyszłości ma maksymalnie uprościć proces fakturowania. Jednak jak każda zmiana prawno-podatkowa i ta wiąże się z nowymi informacjami, procesami, konsekwencjami. Niezbędne zatem jest odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego sposobu fakturowania i narzędzi służących w firmie do tego procesu.

Po trzecie, potrzeba dostosowania istniejących systemów informatycznych do KSeF. Te firmy, które korzystają z systemów do wystawiania faktur (np. systemów ERP) lub też rejestrowania i akceptacji faktur przychodzących (elektronicznych obiegów), będą musiały dostosować swoje systemy do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur lub zaplanować i przeprowadzić proces migracji istniejących rozwiązań do nowszych wersji wspierających KSeF.

- KSeF jest tak naprawdę kolejnym źródłem, z którego faktury będą przychodzić do firmy lub będą musiały być tam wystawiane. Jeżeli firma korzysta z elastycznego systemu informatycznego, obsługa e-Faktur nie powinna stanowić wyzwania technologicznego. Obecnie, piłka leży po stronie Ministerstwa Finansów, aby dobrze przygotować Krajowy System e-Faktur i budować jego świadomość wśród polskich przedsiębiorców – mówi Łukasz Wróbel z WEBCON.

Prenumerata i newsletter “Magazynu Firma”

Aby otrzymać bezpłatną prenumeratę e-wydania “Magazynu Firma”, dopisz się do naszej listy mailingowej

To Cię zainteresuje

Kiedy zwrot podatku 2023r? Jak przyspieszyć zwrot podatku

Chcesz wiedzieć kiedy otrzymasz zwrot podatku 2023? Urząd Skarbowy pozwala sprawdzić dokładny termin zwrotu. W artykule tłumaczymy co…
zwrot podatku

Działalność nierejestrowana 2024. Kiedy potrzebna jest kasa fiskalna?

Działalność nierejestrowana to dobry sposób na przetestowanie swojego biznesu i ułatwienie polegające na możliwości poprowadzenia firmy niewielkich rozmiarów.…
działalność nierejestrowana 2024

Podatek od darowizny 2024r. Jaki podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny trzeba rozliczyć w każdym przypadku. Nawet wtedy gdy darowizna przekazywana jest od rodziny. W tym…
podatek od darowizny

Ulgi na działalność badawczo rozwojową. Dodatkowe kontrole fiskusa to mit

Ulga badawczo-rozwojowa nie naraża firmy na dodatkową kontrolę fiskusa. To mit często powielany na rynku.   opracowanie Doradca…
ulga badawczo-rozwojowa

Twój e-PIT 2024 także dla przedsiębiorców. Jak wysłać PIT?

Twój e-PIT 2024 będzie dostępny także dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że udostępni wstępnie wypełnione roczne zeznania PIT dla osób…
twój epit

Podatek minimalny już jest. Zapłacisz nawet jeśli generujesz straty

Podatek minimalny, czyli postrach przedsiębiorców już funkcjonuje. Podatek minimalny to efekt reformy o nazwie Polski Ład. Kontrowersyjny podatek…
podatek-minimalny

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier