Pomocny jest w tym szereg działań, które muszą być wykonywane z odpowiednią precyzją. Jest to zdecydowany warunek do osiągnięcia ustanowionych w projekcie celów. W tym artykule prezentujemy poszczególne etapy zarządzania projektem, które są skalowalne. Oznacza to, że sprawdzą się równie dobrze w małych, średnich, jak i dużych projektach.
Jeżeli nie wiesz, co chcesz osiągnąć i jakich środków do tego potrzebujesz, to lepiej w ogóle nie zaczynać. Taką zasadę wyznają najwięksi managerowie oraz przedsiębiorcy i mają zdecydowaną rację. Pierwszym i najważniejszym etapem każdego projektu jest jasne i klarowne określenie tego, jaki jest jego cel.
Zdefiniowanie zakresu pracy, ustanowienie poszczególnych etapów projektu i następnie określenie kamieni milowych pomaga wszystkim członkom zespołu projektowego dostrzec cel i skutecznie do niego dążyć.
Dowiedz się więcej na szkoleniach: https://szkolenia.certes.pl/szkolenia/zarzadzanie-projektami/
Etap określania celu i zakresu projektu jest niezmiernie ważny i bezpośrednio wpływa na sukces danego przedsięwzięcia. Pominięcie tego etapu potrafi być zgubne dla całego projektu, ponieważ wyraźnie zarysowany cel nie tylko motywuje, ale także pozwala monitorować postępy.
Tworząc plan przedsięwzięcia warto poświęcić temu punktowi sporo czasu, ponieważ określenie celu i zakresu projektu rzutuje na wszystkie działania, które będą wykonywane. Cele muszą być jasne, klarowne oraz możliwe do realizacji. Im precyzyjniejszy opis, dokąd dąży projekt, tym większe szanse na sukces.
Nawet Król Artur miał swoich rycerzy i zasada ta utrzymuje się do dzisiaj – efektywne działanie wymaga wysiłku grupowego. Bez dobrego zespołu projektowego niewiele się zdziała. Praktycznie niemożliwe jest zrealizowanie projektu własnymi siłami.
Warto jednak zaznaczyć, że etap budowania zespołu projektowego ma duże przełożenie na to, czy projekt zostanie zrealizowany nie tylko w wyznaczonym terminie, ale także w stu procentach.
Wybór członków zespołu projektowego powinien być poparty konkretnymi danymi i informacjami, które pozwalają stwierdzić, że osoby te będą wykonywać swoje zadania z zaangażowanie i że jednocześnie będą widziały cel całego projektu.
Dobór takiego zespołu musi zatem opierać się nie tylko na doświadczeniu, ale także na umiejętnościach, charyzmie, motywacji oraz umiejętności współpracy. Często bywa tak, że indywidualne talenty niezbyt dobrze współpracują z innymi, ale potrafią dużo wnieść do projektu. To także należy uwzględnić na tym etapie.
Kiedy zespół zostanie już stworzony, przychodzi czas na dostarczenie mu odpowiednich narzędzi i zasobów do wykonania zadania. To kolejny newralgiczny moment w całym projekcie. Narzędziami i zasobami mogą być pracownicy, oprogramowanie czy też budżet –wszystko zależy od charakteru danego projektu oraz branży.
Bardzo istotne jest, aby pracownicy zespołu projektowego dostali dokładnie taką ilość zasobów i narzędzi, jaka potrzebna jest do wykonania poszczególnych zadań. Niedoszacowanie w tym obszarze spowolni osiągnięcie wcześniej ustalonego celu.
Motywacja oraz komunikacja są niczym zaprawa scalająca cegły budowli. Członkowie zespołu muszą być odpowiednio zmotywowani oraz komunikować się ze sobą, aby osiągnięcie założonego na początku celu było w ogóle możliwe. Efektywne zarządzanie projektami wymaga, żeby zespół był pozytywnie nastawiony do realizacji wyznaczonych celów. Poziom motywacji musi wręcz rosnąć wraz z kolejnymi etapami zarządzania projektem.
Warto zaznaczyć, że na motywację zespołu bardzo silnie wpływa nie tylko odpowiednie przypisanie zadań poszczególnych jego członkom, ale także rozdysponowanie właściwej ilości zasobów. Na poszczególnych etapach projektu motywacja może być na różnym poziomie i jest to całkowicie naturalne, szczególnie jeżeli pojawią się sytuacje kryzysowe.
Ogromny wpływ na motywację ma także odpowiednia komunikacja pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Komunikacja ta musi być prowadzona w sposób jasny i otwarty, zarówno poprzez rozmowę twarzą w twarz, jak i różnego rodzaju komunikatory.
Warto dodać, że komunikacja jest tak naprawdę podstawą udanej współpracy, dlatego zespół, którego członkowie są zgrani i sprawnie się ze sobą porozumiewają, ma zdecydowanie większe szanse na sukces i osiągnięcie założonego celu.
Skoro wiesz już czym jest zarządzanie projektem, to warto wspomnieć jeszcze w kilku słowach o zagrożeniach, które czyhają na praktycznie każde przedsięwzięcie. Mowa oczywiście o sytuacjach kryzysowych, które pojawiają się praktycznie w każdym projekcie.
Odpowiednie zarządzanie ryzykiem oraz wcześniejsze przygotowanie się do różnych komplikacji pozwala na przezwyciężanie takich przeszkód. Nie można o tym zapominać, ponieważ sytuacje kryzysowe potrafią bardzo mocno wpływać na motywację całego zespołu projektowego.
