Przedsiębiorca prowadzi firmę po to by zarabiać. Jednak uzyskiwanie przychodów, a w konsekwencji zysków wymaga ponoszenia kosztów. Wśród tych „zwyczajnych” są np. koszty półproduktów, surowców, materiałów biurowych.
Może się też zdarzyć, że przedsiębiorca w swojej działalności wykorzystuje dostęp do usług online w formie abonamentu miesięcznego.
Abonament miesięczny może być wykorzystywany np. w formule dostępu do usług prawnych, księgowych. Nierzadko przedsiębiorca chce wliczyć w koszty płatny dostęp np. do platformy Netflix. Jak się okazuje, taki wydatek można bez problemy „zaliczyć w koszty uzyskania przychodu” i dzięki temu obniżyć podatek.
Żeby jednak można było to zrobić, wydatek musi być uzasadniony. Ciężar dowodu, że konkretny koszt jest związany z działalnością gospodarczą leży po stronie przedsiębiorcy.
Jeśli więc właściciel biznesu jest w stanie udowodnić, że dzięki konkretnemu wydatkowi osiąga przychody lub je utrzymuje, to nie powinno być kłopotów z uwzględnieniem wydatku, jakim jest Netflix.
Trzeba jednak pamiętać, że o ile dostęp do dysku w chmurze albo specjalistycznego oprogramowania raczej nie powinno stanowić problemu podatkowego, o tyle zaksięgowanie subskrypcji dostępu do muzyki, czy Netlfixa, nie będzie już takie bezdyskusyjne. Dlaczego? Dość łatwo bowiem uznać, że dostęp do Netflixa wykorzystywany jest również w celach prywatnych.
O tym co dokładnie można wliczyć w koszty i jak to zrobić dobrze, tłumaczy Szymon Ostrowski w jednym z odcinków swojego vloga Biznesnaostro
Jeśli masz pomysł na to, jak udowodnisz, że korzystanie z Netflixa w firmie jest konieczne, pamiętaj o właściwym udokumentowaniu tego wydatku. Dostawcą takiej usługi jest kontrahent z zagranicy. Nie będzie to więc typowy krajowy dokument. Jeśli firma sprzedająca usługę ma siedzibę na terenie Unii Europejskiej warto wyrobić sobie europejski numer NIP.
Żeby uzyskać europejski numer NIP, wypełniamy druk VAT-R. Gdy mamy europejski numer NIP, zagraniczna firma może wystawić fakturę bez doliczania VATu. Jeśli nie uzyskamy europejskiego NIPu, będziemy uznani za osobę prywatną. To ma swoje konsekwencje w tym, że do wartości zakupu będzie doliczony podatek.
Jeśli kontrahent ma siedzibę poza Unią Europejską, to NIP-UE nie jest konieczny.
Aby wydatek na subskrypcję mógł zostać uznany za koszt niezbędne będzie udokumentowanie sprzedaży. Faktura potwierdzająca transakcję powinna zawierać:
Jeśli taka usługa kupowana jest od zagranicznego kontrahenta, to kupujący musi rozliczyć podatek VAT. W przypadku płatnika VAT nabywca dolicza do wartości z faktury dodatkowe 23% i wykazuje je w rejestrze zakupów oraz sprzedaży. Przedsiębiorcy zwolnieni z VATu muszą nie tylko doliczyć VAT, ale również wykazać go na formularzu VAT-9M i opłacić.
