Wydanie paragonu jest obowiązkiem sprzedawcy. Paragon drukowany jest przy użyciu kasy rejestrującej. W przypadku zatwierdzania transakcji kasa rejestrująca wyznacza numer paragonu.
Paragon, po spełnieniu określonych warunków działa jak faktura uproszczona. Taką uproszczoną fakturę można wystawić jeśli kwota zakupu jest niższa niż 450 zł brutto lub 100 euro brutto, jeśli kwota płacona jest w tej zagranicznej walucie. Jeśli więc robimy jakieś drobne zakupy, to funkcję faktury spełnia paragon. O ile dopisany zostanie do niego numer NIP nabywcy.
CZYTAJ TAKŻE: E-faktury dla mikrofirm. Jest aplikacja
Numer paragonu będzie ważny w trakcie ewidencjonowania tego zakupu. Gdy zdecydujemy, że ten konkretny wydatek, który jest potwierdzony paragonem ma być kosztem uzyskania przychodu, to trzeba go będzie prawidłowo zaksięgować. I tak jak w przypadku faktury do ewidencji wpisujemy numer faktury, tak w przypadku paragonu trzeba będzie znaleźć numer paragonu. Pozwoli on nam jednoznacznie zidentyfikować dokument tak by nie pomylić go z żadnym innym. To ważne szczególnie wtedy, gdy paragon traktujemy jako fakturę uproszczoną. Jak więc znaleźć numer paragonu?
Numer paragonu znajduje się pod napisem „suma”, po lewej stronie dokumentu. Zwykle w tej samej linijce jest godzina transakcji.
Jak już stwierdziliśmy paragon może pełnić rolę faktury uproszczonej. W przypadku transakcji na niewielką kwotę, paragon z dopisanym numerem NIP jest właśnie fakturą uproszczoną. Faktura uproszczona nie wymaga wszystkich danych, które ma „zwykła” faktura. Paragon ma nazwę podmiotu odpowiedzialnego za sprzedaż, numer NIP tego podmiotu, nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową przedmiotu zakupu, wyszczególnienie wartości sprzedaży, rozliczenie podatku
Wystawienie paragonu z błędnym numerem jest praktycznie niemożliwe. Wszystko dlatego, że paragon wystawiany jest przez kasę fiskalną. Jeśli jednak zdarzy się pomyłka, to nie można poprawiać paragonu. Trzeba wystawić nowy. W przypadku faktury wystawiamy po prostu fakturę korygującą. Przy paragonie nie jest to możliwe.
Paragon, który pełni też funkcję faktury uproszczonej, wykorzystywany jest to odliczenia podatkowego, głównie VAT. Na paragonie każda pozycja towarowa lub usługa jest przyporządkowana do określonej stawki podatkowej. Są one oznaczone literami. A oznacza standardową stawkę, B stawkę obniżoną 7%, C – podatek VAT w wysokości 5%, D – podatek 0%, a E to zwolnienie od podatku. Na paragonie możemy też znaleźć symbole F i G. To oznaczenie opodatkowania turystyczne albo sprzedaż dzieł sztuki.
