2 min. czytania

Usługi cyfrowe – pułapka kosztowa dla firm

pułapka kosztowa
Autor
Adam Adamski
Opublikowano
04 01 22
Z tego artykułu dowiesz się:

Usługi cyfrowe mają to do siebie, że są absolutnie niematerialne. A skoro tak, to łatwiej o nich zapominamy. Dla wielu firm to prawdziwa pułapka kosztowa. Bez zarządzania tą sferą łatwo się pogubić i tracić spore pieniądze. Niczym powietrze z przekłutej dmuchanej zabawki.

Cyfrowa pułapka kosztowa rośnie

Pułapka kosztowa zdarza się w wielu firmach. Ktoś wykupił subskrypcję wiadomości branżowych, ale dawno nie pracuje w firmie, nikt nie wie, gdzie przychodzą dziś wiadomości. Kiedyś wykupiono chmurę na dane dla działu marketingu, ale nikt z niej już nie korzysta, bo dane gromadzone są już gdzieś indziej. Dodatkowy pakiet roamingu dla handlowca, który przez pandemię nie wyjeżdża za granicę, nadal jest doliczany do rachunku. Poszukiwania podobnych „wycieków” pieniędzy z firmy pozwalają nie raz uzbierać niezłą sumę. Według powiedzenia „ziarnko do ziarnka aż zbierze się…” np. jedna leasingowa rata, czynsz za biuro, rachunek za energię.

CZYTAJ TAKŻE: Klienci Visa i Mercedes-Benz zapłacą za zakupy samochodem

Rewizja comiesięcznych faktur

Firma wraz ze swoim wzrostem, może stracić jeden, bardzo ważny „bezpiecznik”. Kiedy faktury kosztowe przestają przechodzić przez szefa, lub inną zaangażowaną osobę, trafiają do szuflady „do opłacenia”. Nie są traktowane nawet jako „zło konieczne”. Przychodzą, trzeba opłacić. Koniec.

Coraz więcej firm decyduje się jednak na wewnętrzny audyt własnych kosztów. Pan Wiesław, który prowadzi niewielką firmę budowlaną, odkrył na przykład, że do dziś opłaca abonament RTV za radioodbiornik w samochodzie, którego już dawno nie ma. Flotę zredukował, ale abonament płaci nadal. Zauważył również, że opłaca funkcję premium przeglądarkowego programu do obróbki zdjęć do mediów społecznościowych, mimo że osoba, która tym się zajmowała, nie pracuje od pół roku, a „socjale” robi mu zewnętrzny podmiot. Nikt nawet nie zna loginu i hasła do usługi. Do tego jakaś prenumerata pisma o BHP, którego nikt nie czyta. Te i kilka innych pozycji kosztowych, (np. nikomu niepotrzebna usługa „Granie na czekanie” na jednym z telefonów) tylko w jego firmie oznaczały miesięczny wydatek na poziomie 440 złotych. Niby niedużo, ale w skali roku to już 5.280 złotych. Audyt się opłacił.

Ktoś te faktury „przepuszczał”, nie przyglądał się. Nie zastanawiał się, czy są konieczne do opłacenia. Może wychodził z założenia „nie moje”.

Kto ma pilnować „cyfrowych kosztów”?

Każda świadoma firma ma inne podejście do cyfrowych kosztów. W dużych firmach jest to zazwyczaj dział IT, dział zaopatrzenia, a nawet… samodzielne stanowisko digital managera. W małych firmach ten obowiązek spada na samego przedsiębiorcę. I choć z definicji ogląda złotówkę z każdej strony, czasem wiele może przeoczyć, wychodząc z założenia „może to jest potrzebne”. Tymczasem trzeba jasno przyjrzeć się każdej pozycji na fakturze i ocenić, za co właściwie płacę. W przeciwnym razie wiele opłat za subskrypcje, chmury, licencje, dostępy, wersje „pro” aplikacji staną się ukrytym podatkiem od niefrasobliwości.

 

Gdzie szukać oszczędności?

Przedstawiony przed chwilą przykład pana Wiesława pokazuje, że opłacane co miesiąc „drobiazgi” mogą w ostatecznym rozrachunku rozrosnąć się do znacznej kwoty w skali roku. Poszukiwania zbędnych kosztów warto więc zacząć od cyfrowych usług. Szkoda pieniędzy na coś, czego nie używamy i wprowadzić jasne zasady ewidencji tego typu kosztów.

Prenumerata i newsletter “Magazynu Firma”

Aby otrzymać bezpłatną prenumeratę e-wydania “Magazynu Firma”, dopisz się do naszej listy mailingowej

To Cię zainteresuje

16 04 24

Wypadek przy pracy — obowiązki pracodawcy

Wypadek przy pracy, zgodnie z definicją prawną, jest sytuacją, która ma miejsce podczas wykonywania pracy lub w związku…
02 04 24

Headhunting – jak przebiega poszukiwanie talentów?

Rekrutacja pracowników na stanowiska liderskie lub o kluczowym znaczeniu dla firmy wymaga dużego wysiłku. Najlepsi specjaliści raczej nie…

Kiedy zwrot podatku 2023r? Jak przyspieszyć zwrot podatku

Chcesz wiedzieć kiedy otrzymasz zwrot podatku 2023? Urząd Skarbowy pozwala sprawdzić dokładny termin zwrotu. W artykule tłumaczymy co…
zwrot podatku
21 03 24

Składka zdrowotna dla przedsiębiorców. Znamy szczegóły.

Składka zdrowotna dla przedsiębiorców po nowemu. Właśnie poznaliśmy szczegóły zmian dotyczących składek płaconych przez przedsiębiorców. Zmiany mają wejść…
20 03 24

Najbardziej zadłużona branża w Polsce walczy z zatorami i wysokimi kosztami

Wysokie koszty zatrudnienia, zatory płatnicze i trudności w dostępie do finansowania to główne problemy branży handlowej. Ten najbardziej…
długi
11 03 24

Rynek leasingu bije rekordy. PKO Leasing umacnia się na pozycji lidera

PKO Leasing umocnił pozycję lidera w rekordowym dla leasingu roku W 2023 roku Grupa PKO Leasing udzieliła klientom finansowania…

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier