Pułapka kosztowa zdarza się w wielu firmach. Ktoś wykupił subskrypcję wiadomości branżowych, ale dawno nie pracuje w firmie, nikt nie wie, gdzie przychodzą dziś wiadomości. Kiedyś wykupiono chmurę na dane dla działu marketingu, ale nikt z niej już nie korzysta, bo dane gromadzone są już gdzieś indziej. Dodatkowy pakiet roamingu dla handlowca, który przez pandemię nie wyjeżdża za granicę, nadal jest doliczany do rachunku. Poszukiwania podobnych „wycieków” pieniędzy z firmy pozwalają nie raz uzbierać niezłą sumę. Według powiedzenia „ziarnko do ziarnka aż zbierze się…” np. jedna leasingowa rata, czynsz za biuro, rachunek za energię.
CZYTAJ TAKŻE: Klienci Visa i Mercedes-Benz zapłacą za zakupy samochodem
Firma wraz ze swoim wzrostem, może stracić jeden, bardzo ważny „bezpiecznik”. Kiedy faktury kosztowe przestają przechodzić przez szefa, lub inną zaangażowaną osobę, trafiają do szuflady „do opłacenia”. Nie są traktowane nawet jako „zło konieczne”. Przychodzą, trzeba opłacić. Koniec.
Coraz więcej firm decyduje się jednak na wewnętrzny audyt własnych kosztów. Pan Wiesław, który prowadzi niewielką firmę budowlaną, odkrył na przykład, że do dziś opłaca abonament RTV za radioodbiornik w samochodzie, którego już dawno nie ma. Flotę zredukował, ale abonament płaci nadal. Zauważył również, że opłaca funkcję premium przeglądarkowego programu do obróbki zdjęć do mediów społecznościowych, mimo że osoba, która tym się zajmowała, nie pracuje od pół roku, a „socjale” robi mu zewnętrzny podmiot. Nikt nawet nie zna loginu i hasła do usługi. Do tego jakaś prenumerata pisma o BHP, którego nikt nie czyta. Te i kilka innych pozycji kosztowych, (np. nikomu niepotrzebna usługa „Granie na czekanie” na jednym z telefonów) tylko w jego firmie oznaczały miesięczny wydatek na poziomie 440 złotych. Niby niedużo, ale w skali roku to już 5.280 złotych. Audyt się opłacił.
Ktoś te faktury „przepuszczał”, nie przyglądał się. Nie zastanawiał się, czy są konieczne do opłacenia. Może wychodził z założenia „nie moje”.
Każda świadoma firma ma inne podejście do cyfrowych kosztów. W dużych firmach jest to zazwyczaj dział IT, dział zaopatrzenia, a nawet… samodzielne stanowisko digital managera. W małych firmach ten obowiązek spada na samego przedsiębiorcę. I choć z definicji ogląda złotówkę z każdej strony, czasem wiele może przeoczyć, wychodząc z założenia „może to jest potrzebne”. Tymczasem trzeba jasno przyjrzeć się każdej pozycji na fakturze i ocenić, za co właściwie płacę. W przeciwnym razie wiele opłat za subskrypcje, chmury, licencje, dostępy, wersje „pro” aplikacji staną się ukrytym podatkiem od niefrasobliwości.
Przedstawiony przed chwilą przykład pana Wiesława pokazuje, że opłacane co miesiąc „drobiazgi” mogą w ostatecznym rozrachunku rozrosnąć się do znacznej kwoty w skali roku. Poszukiwania zbędnych kosztów warto więc zacząć od cyfrowych usług. Szkoda pieniędzy na coś, czego nie używamy i wprowadzić jasne zasady ewidencji tego typu kosztów.
