2 min. czytania

Usługi cyfrowe – pułapka kosztowa dla firm

pułapka kosztowa
Autor
Adam Adamski
Opublikowano
04 01 22
Z tego artykułu dowiesz się:

Usługi cyfrowe mają to do siebie, że są absolutnie niematerialne. A skoro tak, to łatwiej o nich zapominamy. Dla wielu firm to prawdziwa pułapka kosztowa. Bez zarządzania tą sferą łatwo się pogubić i tracić spore pieniądze. Niczym powietrze z przekłutej dmuchanej zabawki.

Cyfrowa pułapka kosztowa rośnie

Pułapka kosztowa zdarza się w wielu firmach. Ktoś wykupił subskrypcję wiadomości branżowych, ale dawno nie pracuje w firmie, nikt nie wie, gdzie przychodzą dziś wiadomości. Kiedyś wykupiono chmurę na dane dla działu marketingu, ale nikt z niej już nie korzysta, bo dane gromadzone są już gdzieś indziej. Dodatkowy pakiet roamingu dla handlowca, który przez pandemię nie wyjeżdża za granicę, nadal jest doliczany do rachunku. Poszukiwania podobnych „wycieków” pieniędzy z firmy pozwalają nie raz uzbierać niezłą sumę. Według powiedzenia „ziarnko do ziarnka aż zbierze się…” np. jedna leasingowa rata, czynsz za biuro, rachunek za energię.

CZYTAJ TAKŻE: Klienci Visa i Mercedes-Benz zapłacą za zakupy samochodem

Rewizja comiesięcznych faktur

Firma wraz ze swoim wzrostem, może stracić jeden, bardzo ważny „bezpiecznik”. Kiedy faktury kosztowe przestają przechodzić przez szefa, lub inną zaangażowaną osobę, trafiają do szuflady „do opłacenia”. Nie są traktowane nawet jako „zło konieczne”. Przychodzą, trzeba opłacić. Koniec.

Coraz więcej firm decyduje się jednak na wewnętrzny audyt własnych kosztów. Pan Wiesław, który prowadzi niewielką firmę budowlaną, odkrył na przykład, że do dziś opłaca abonament RTV za radioodbiornik w samochodzie, którego już dawno nie ma. Flotę zredukował, ale abonament płaci nadal. Zauważył również, że opłaca funkcję premium przeglądarkowego programu do obróbki zdjęć do mediów społecznościowych, mimo że osoba, która tym się zajmowała, nie pracuje od pół roku, a „socjale” robi mu zewnętrzny podmiot. Nikt nawet nie zna loginu i hasła do usługi. Do tego jakaś prenumerata pisma o BHP, którego nikt nie czyta. Te i kilka innych pozycji kosztowych, (np. nikomu niepotrzebna usługa „Granie na czekanie” na jednym z telefonów) tylko w jego firmie oznaczały miesięczny wydatek na poziomie 440 złotych. Niby niedużo, ale w skali roku to już 5.280 złotych. Audyt się opłacił.

Ktoś te faktury „przepuszczał”, nie przyglądał się. Nie zastanawiał się, czy są konieczne do opłacenia. Może wychodził z założenia „nie moje”.

Kto ma pilnować „cyfrowych kosztów”?

Każda świadoma firma ma inne podejście do cyfrowych kosztów. W dużych firmach jest to zazwyczaj dział IT, dział zaopatrzenia, a nawet… samodzielne stanowisko digital managera. W małych firmach ten obowiązek spada na samego przedsiębiorcę. I choć z definicji ogląda złotówkę z każdej strony, czasem wiele może przeoczyć, wychodząc z założenia „może to jest potrzebne”. Tymczasem trzeba jasno przyjrzeć się każdej pozycji na fakturze i ocenić, za co właściwie płacę. W przeciwnym razie wiele opłat za subskrypcje, chmury, licencje, dostępy, wersje „pro” aplikacji staną się ukrytym podatkiem od niefrasobliwości.

 

Gdzie szukać oszczędności?

Przedstawiony przed chwilą przykład pana Wiesława pokazuje, że opłacane co miesiąc „drobiazgi” mogą w ostatecznym rozrachunku rozrosnąć się do znacznej kwoty w skali roku. Poszukiwania zbędnych kosztów warto więc zacząć od cyfrowych usług. Szkoda pieniędzy na coś, czego nie używamy i wprowadzić jasne zasady ewidencji tego typu kosztów.

Prenumerata i newsletter “Magazynu Firma”

Aby otrzymać bezpłatną prenumeratę e-wydania “Magazynu Firma”, dopisz się do naszej listy mailingowej

To Cię zainteresuje

Inwestowanie w niepewnych czasach: jak zarządzać kapitałem w 2025 roku?

W obliczu globalnych napięć geopolitycznych, presji inflacyjnej, rosnących kosztów pracy i transformacji energetycznej, rok 2025 stawia przed inwestorami…
pieniądze dla firm

Jak zwiększyć sprzedaż w małej firmie? Sprawdzone strategie na kryzys i konkurencję

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, gdzie konkurencja jest zacięta, a kryzysy potrafią zaskoczyć z dnia na dzień, zwiększenie…
11 06 25

„Zamykam firmę po 11 latach” – dramat mikroprzedsiębiorców przez nowe ceny energii i leasingów

Rosnące koszty energii, leasingów i składek ZUS zmuszają tysiące mikroprzedsiębiorców do zamykania firm. Poznaj prawdziwe historie, dane i…

Kryzysy, które czekają MŚP w 2025 roku. I jak się przed nimi bronić

Z jednej strony rekordowa liczba nowo zakładanych firm, z drugiej – rosnąca fala zamknięć i zawieszeń działalności. Rok…
25 05 25

Biznes 2025: 5 praktycznych trendów dla właścicieli małych i średnich firm

Jak prowadzić firmę w 2025 roku, by nie dać się wyprzedzić konkurencji i nie pogubić w chaosie zmian?…

Jakie są koszty zatrudnienia pracownika w Polsce? Analiza wszystkich wydatków

Jakie są koszty zatrudnienia pracownika w Polsce? Kompleksowy przewodnik dla pracodawców Zatrudnienie pracownika to dla firmy nie tylko…

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier