2 min. czytania

Usługi cyfrowe – pułapka kosztowa dla firm

pułapka kosztowa
Autor
Adam Adamski
Opublikowano
04 01 22
Z tego artykułu dowiesz się:

Usługi cyfrowe mają to do siebie, że są absolutnie niematerialne. A skoro tak, to łatwiej o nich zapominamy. Dla wielu firm to prawdziwa pułapka kosztowa. Bez zarządzania tą sferą łatwo się pogubić i tracić spore pieniądze. Niczym powietrze z przekłutej dmuchanej zabawki.

Cyfrowa pułapka kosztowa rośnie

Pułapka kosztowa zdarza się w wielu firmach. Ktoś wykupił subskrypcję wiadomości branżowych, ale dawno nie pracuje w firmie, nikt nie wie, gdzie przychodzą dziś wiadomości. Kiedyś wykupiono chmurę na dane dla działu marketingu, ale nikt z niej już nie korzysta, bo dane gromadzone są już gdzieś indziej. Dodatkowy pakiet roamingu dla handlowca, który przez pandemię nie wyjeżdża za granicę, nadal jest doliczany do rachunku. Poszukiwania podobnych „wycieków” pieniędzy z firmy pozwalają nie raz uzbierać niezłą sumę. Według powiedzenia „ziarnko do ziarnka aż zbierze się…” np. jedna leasingowa rata, czynsz za biuro, rachunek za energię.

CZYTAJ TAKŻE: Klienci Visa i Mercedes-Benz zapłacą za zakupy samochodem

Rewizja comiesięcznych faktur

Firma wraz ze swoim wzrostem, może stracić jeden, bardzo ważny „bezpiecznik”. Kiedy faktury kosztowe przestają przechodzić przez szefa, lub inną zaangażowaną osobę, trafiają do szuflady „do opłacenia”. Nie są traktowane nawet jako „zło konieczne”. Przychodzą, trzeba opłacić. Koniec.

Coraz więcej firm decyduje się jednak na wewnętrzny audyt własnych kosztów. Pan Wiesław, który prowadzi niewielką firmę budowlaną, odkrył na przykład, że do dziś opłaca abonament RTV za radioodbiornik w samochodzie, którego już dawno nie ma. Flotę zredukował, ale abonament płaci nadal. Zauważył również, że opłaca funkcję premium przeglądarkowego programu do obróbki zdjęć do mediów społecznościowych, mimo że osoba, która tym się zajmowała, nie pracuje od pół roku, a „socjale” robi mu zewnętrzny podmiot. Nikt nawet nie zna loginu i hasła do usługi. Do tego jakaś prenumerata pisma o BHP, którego nikt nie czyta. Te i kilka innych pozycji kosztowych, (np. nikomu niepotrzebna usługa „Granie na czekanie” na jednym z telefonów) tylko w jego firmie oznaczały miesięczny wydatek na poziomie 440 złotych. Niby niedużo, ale w skali roku to już 5.280 złotych. Audyt się opłacił.

Ktoś te faktury „przepuszczał”, nie przyglądał się. Nie zastanawiał się, czy są konieczne do opłacenia. Może wychodził z założenia „nie moje”.

Kto ma pilnować „cyfrowych kosztów”?

Każda świadoma firma ma inne podejście do cyfrowych kosztów. W dużych firmach jest to zazwyczaj dział IT, dział zaopatrzenia, a nawet… samodzielne stanowisko digital managera. W małych firmach ten obowiązek spada na samego przedsiębiorcę. I choć z definicji ogląda złotówkę z każdej strony, czasem wiele może przeoczyć, wychodząc z założenia „może to jest potrzebne”. Tymczasem trzeba jasno przyjrzeć się każdej pozycji na fakturze i ocenić, za co właściwie płacę. W przeciwnym razie wiele opłat za subskrypcje, chmury, licencje, dostępy, wersje „pro” aplikacji staną się ukrytym podatkiem od niefrasobliwości.

 

Gdzie szukać oszczędności?

Przedstawiony przed chwilą przykład pana Wiesława pokazuje, że opłacane co miesiąc „drobiazgi” mogą w ostatecznym rozrachunku rozrosnąć się do znacznej kwoty w skali roku. Poszukiwania zbędnych kosztów warto więc zacząć od cyfrowych usług. Szkoda pieniędzy na coś, czego nie używamy i wprowadzić jasne zasady ewidencji tego typu kosztów.

Prenumerata i newsletter “Magazynu Firma”

Aby otrzymać bezpłatną prenumeratę e-wydania “Magazynu Firma”, dopisz się do naszej listy mailingowej

To Cię zainteresuje

Kiedy raty kredytów spadną?

Wielu właścicieli kredytów hipotecznych z niepokojem obserwuje zmiany w gospodarce oraz stopy procentowe, które wpływają na wysokość rat…
kredyt

Żabka na giełdzie – największe IPO w Polsce?

Debiut giełdowy Żabki. Czy to największe IPO w Polsce? Debiut giełdowy Żabki, jednego z największych polskich sieci convenience…
żabka

Podatek od prezentów ślubnych. Kiedy trzeba go zapłacić?

Podatek od prezentów ślubnych. Kiedy trzeba go płacić?   Lato to nie tylko czas wyjazdów wakacyjnych i odpoczynku.…
wesele

Jak założyć firmę: Kompletny przewodnik krok po kroku

Jak założyć firmę: Kompletny przewodnik krok po kroku Założenie własnej firmy to marzenie wielu osób, które pragną samodzielnie…
jak założyc firmę
04 07 24

Windykacja polubowna: Jak odzyskać należności bez sądu?

Windykacja polubowna: Jak odzyskać należności bez sądu? Windykacja polubowna to sposób na odzyskanie długów bez konieczności angażowania sądu.…
windykacja
04 07 24

Windykacja długów. Jak odzyskać swoje pieniądze?

Windykacja długów: Jak odzyskać swoje pieniądze? Windykacja długów to kluczowy proces dla wielu firm, które muszą radzić sobie…
windykacja

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier